Wie werden Benutzer und Benutzerrechte verwaltet? Was ist der Zweck der Einstellungsseite „Benutzer und Gruppen“?

Stammdaten und Zugriffsrechte für Benutzer werden an verschiedenen Orten verwaltet.

Wo kann ich meinen Benutzer sehen und verwalten? 

Unter Einstellungen > Benutzer und Gruppen finden Sie die Scope Benutzerverwaltung.  

Scope wird als Named-User-Lizenzmodell vertrieben. Jeder ihrer Mitarbeiter erhält einen persönlichen Account. Dies stellt sicher, dass eine klare Zuordnung von Sachbearbeitern zu Vorgängen in Scope existiert.  

Jeder Benutzer hat in Scope einen Namen, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer.  Die Daten des Users werden in Scope auf unter anderem auf Dokumenten angedruckt und für den Versand von E-Mail verwendet. Gepflegt werden diese Daten nicht in Scope, sondern im angeschlossenen Directory Dienst. Entweder dem Scope Directory Service oder ihrem Entra ID Directory.  

Wie werden die Zugriffsrechte in Scope verwaltet? 

Während die Stammdaten des Benutzers aus einem Directory kommen, werden die Zugriffsrechte in Scope verwaltetet. Dafür kennt Scope verschiedene Konzepte.  

Die Rolle

Die Rolle steuert in Scope hauptsächlich, welcher Benutzer Zugriff auf die Anwendung „Benutzer und Gruppen“ hat. Diese ist der Rolle „Administrator“ vorbehalten, alle anderen Benutzer haben die Rolle „User“. Die Verwaltung von Stammdaten in Scope für Kunden oder die eigene Organisation benötigt nicht die Rolle „Administrator“, sondern wird über „Berechtigungen“ gelöst und kann sehr feinteilig eingestellt werden. 

Die Hauptniederlassung

Für administrative Zwecke muss jedem Benutzer eine Hauptniederlassung zugeordnet sein. Die Hauptniederlassung beschränkt sonst den Zugriff der Benutzer nicht.  

Niederlassungen

Wenn ihre Organisation mehr als eine Niederlassung in Scope hat, kann für den Benutzer der Zugriff auf die Niederlassung eingestellt werden. So kann der Benutzer flexibel in mehreren Niederlassungen arbeiten oder aushelfen.   

https://service.riege.com/de/knowledge/wie-kann-ich-die-ausgew%C3%A4hlte-niederlassung-wechseln 

Gruppen

Gruppen sind die Möglichkeit, ihre Benutzerverwaltung übersichtlich zu gestalten. Gruppen sind ein Set aus einzelnen Berechtigungen, die Sie einem Benutzer zuordnen können. Riege Software stellt Ihnen mit Ihrer Scope Installation abhängig von Ihrem Nutzungsumfang bereits Gruppen und vollständig vorkonfigurierte User zur Verfügung.  Die Gruppen repräsentieren i. d. R. Berechtigungen für die Benutzung eines Moduls (User) oder zur Pflege von Stammdaten (Super User).  

Im oberen Teil der Anwendung verwalten Sie die Benutzer, im unteren die Gruppen.  

So können Sie schnell und einfach die Zugriffsrechte für ihre Benutzer konfigurieren. Die Neuanlage von Gruppen sollte mit Bedacht geschehen, da mit wachsender Anzahl von Gruppen die Wartbarkeit und Übersichtlichkeit sinkt.  

Berechtigungen

Sie können einem Benutzer Berechtigungen einzeln zuteilen oder Berechtigungen in Gruppen zusammenfassen. Berechtigungen dem User direkt zuzuteilen, sollten Sie vermeiden. Langfristig werden Sie mit Gruppen deutlich leichter den Überblick behalten. Passen Sie lieber die Berechtigungen in Ihren Gruppen an. 

Die Zuteilung der Berechtigungen zu einer Gruppe oder einem Benutzer erfolgt auf die gleiche Weise. Die Berechtigungen in Scope sind möglichst sprechende beschrieben. Sie können die Anzeige der Berechtigungen über ein Menü nach Kategorie und noch feiner über ein Suchfeld einschränken. 

Gebührenpflichtige Berechtigungen

In der folgenden Tabelle sind alle Berechtigungen aufgeführt, anhand derer bestimmt wird, ob ein Modul kostenpflichtig ist und daher automatisch berechnet wird.