Wie kann ich Offerten erstellen?

Die Anwendung Offerten dient der Erfassung von Angeboten für Versandanfragen von Kunden. Darüber hinaus ist es möglich, das Angebot zwischen zwei Filialen auszutauschen, um Preise und Besonderheiten des Geschäfts in Scope zu erfassen.

Start: CRM > Offerten

Im Drop-Down der Schaltfläche Neu kann die Art der zu erstellenden Erklärung ausgewählt werden: 

• Luftfracht-Export
• Seefracht-Export
• Luftfracht-Import
• Seefracht-Import
• Sendung light

Übersicht

Wenn Sie eine neue Offerte erstellen oder eine bestehende Offerte öffnen, sehen Sie als Erstes die Registerkarte Allgemein. Oberhalb der Registerkarten befindet sich eine Titelleiste mit mehreren Aktionslinks:

Angebotsnummer

Die vom System vergebene Angebotsnummer. Das Format der Nummer kann durch eine Anfrage an den Scope Support (F12) geändert werden.

Erstellungsdatum

Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde. 

Hauptbeförderungsstrecke

Ausgangs- und Zielort der Hauptbeförderung 

Status

Der Status des Angebots. Folgende Status sind verfügbar: 

Status	Beschreibung	Bemerkung	aktive Felder
In Bearbeitung	Ursprünglicher Status des Angebots, wenn die Arbeit noch vom Benutzer zu erledigen ist.	Wenn es einen anderen Status hat, kann ein Angebot auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden.
Wartend auf	Der Status "Warten auf", der manuell vom Benutzer gesetzt werden kann, zeigt an, dass der Benutzer Informationen von einem Dritten benötigt, bevor er das Angebot fertigstellen kann.
Abgeschlossen	The quotation has been printed definitely and been sent to the customer.	Der Status kann manuell in "In Bearbeitung", "Angenommen" oder "Abgelehnt" geändert werden.
Angenommen	Das Angebot wurde vom Kunden angenommen, aber es wurde noch keine Sendung erstellt. Der Status muss vom Benutzer manuell gesetzt werden.
Abgelehnt	Das Angebot wurde vom Kunden abgelehnt. Der Status muss vom Benutzer manuell gesetzt werden. Wenn Reason-Codes eingerichtet wurden, ist die Auswahl eines Reason-Codes obligatorisch.	Der Status kann manuell in "In Bearbeitung" oder "Erledigt" geändert werden.
Sendung angelegt	Das Angebot wurde verwendet, um eine Sendung zu erstellen.	Es sind keine weiteren Statusänderungen erlaubt.

Ausgewählte Option

Ein Angebot kann mehrere Optionen enthalten: Es kann unterschiedliche Berechnungen enthalten, je nachdem, für welche Produkte sich der Interessent interessiert oder ob er verschiedene Lieferanten für den Transport benötigt.

Vertriebsmitarbeiter

Der für dieses Angebot zuständige Verkäufer, falls zutreffend. Scope versucht, den Verkäufer automatisch zu ermitteln, er kann aber auch manuell eingestellt werden.

Sendung

Wenn das Angebot bereits mit einer Sendung verknüpft ist, wird die verknüpfte Sendungsnummer als Aktionslink angezeigt.

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Internes Angebot erstellen (Öffnen/Neues Angebot > Punkt im oberen Menü)

Diese Funktion kann genutzt werden, um Angebote innerhalb der Organisation zwischen zwei Niederlassungen auszutauschen. Es ist nur möglich, zu einem externen Angebot (Kundenanfrage) ein internes Angebot zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die empfangende Filiale auswählen und einen Kommentar für den Empfänger eingeben können.
Anschließend wird in der empfangenden Filiale ein internes Angebot mit dem Status "Neu" angelegt. Die empfangende Filiale wird zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, wenn dies in der Konfiguration eingestellt ist. Das externe Angebot erhält automatisch den Status "Wartend auf".

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Registerkarte Allgemein: Felder und Bezeichnungen

Interessent

In das Feld Interessent wird der Partner eingetragen, der das Angebot angefordert hat und der der erwartete Kunde für die betreffende Sendung sein wird. Mit den entsprechenden Berechtigungen ist es möglich, eine Dokumentenadresse auf dem Angebot einzugeben. 

Ansprechpartner (Kontakt)

Die Person, an die das Angebot gerichtet werden soll, entweder ein bestehender Kontakt von einem Partner oder ein neuer Vertrag, der über die Option "Kontakt bearbeiten" eingegeben wird. 

Modul

Das gewählte Modul, sobald ein Modul gewählt wurde, kann die Richtung gewählt werden (Import / Export), aber das Modul (Luft, See, Light) kann nicht mehr geändert werden.

Incoterms

Die für das angeforderte Angebot geltenden Incoterms.

Incoterm-Ort

Der entsprechende Ort der Incoterms

Auftragsumfang

Der dem Angebot zugrundeliegende Geltungsbereich der Bewegung.

Abholstelle

Empfangsort für das Angebot. Wenn ein UN-Ortscode ausgewählt wird, sucht Scope nach anwendbaren Tarifen, die in den Stammdaten verfügbar sind, und fügt sie dem Angebot hinzu. 

Ankunftsort

Lieferort für das Angebot. Wenn ein UN-Ortscode ausgewählt wird, sucht Scope nach anwendbaren Tarifen in den Stammdaten und fügt sie dem Angebot hinzu. 

Abholstelle Postleitzahl 

Die Postleitzahl des Empfangsortes für das Angebot. Scope sucht nach anwendbaren Tarifen auf der Grundlage von registrierten Postleitzahlen, die in den Stammdaten verfügbar sind, und fügt sie dem Angebot hinzu. 

Abladestelle Postleitzahl 

Postleitzahl des Lieferorts für das Angebot. Scope sucht nach anwendbaren Tarifen auf der Grundlage von registrierten Postleitzonen, die in den Stammdatentarifen verfügbar sind, und fügt sie dem Angebot hinzu.

Pakete

Wenn die Anzahl der Pakete verfügbar ist, steht die reguläre Option Pakete bearbeiten (F3) mit dem Standarddialog zur Verfügung.

Container

Wenn die Anzahl der Container verfügbar ist, kann der Eintrag für mehrere Container für nur 1 Typ im Hauptbildschirm eingegeben werden und mit der Option Container bearbeiten (F3) kann ein Dialog gestartet werden, in dem mehrere Containertypen registriert werden können.

Angebot abzugeben bis

Datum, vor dem das Angebot an den Kunden gesendet werden soll.

Gültig von/bis

Datum der Gültigkeit des Angebots

Spätestes Versanddatum

Das letzte Datum, an dem die Sendung abfahren sollte. Dieser Datumswert wird auch für die Suche nach geltenden Tarifen verwendet. 

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Konversionsrate

Wenn ein Angebot erstellt oder bearbeitet wird und der Interessent zugewiesen wurde, sehen Sie die Gesamtzahl der Angebote, die für den Interessenten erstellt wurden, sowie die Umwandlungs- und Prozentzahl der angenommenen Angebote. Wenn Sie auf die Anzahl der Angebote klicken, erhalten Sie einen Überblick über diese.

Sendungsumfang

Neben den definierten Auftragsarten auf Basis des Bewegungsraums kann der Benutzer zusätzliche Auftragsarten verwenden. In diesem Fall werden die definierten Gebührencodes/Tarife auf der Registerkarte Kalkulation (Kalkulationsangebot) angezeigt.

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Registerkarte Kalkulation: Preise und Optionen

Optionen/Mehrere Optionen anbieten
Möglichkeit, weitere Optionen für die eingegebenen Sendungsdaten anzubieten, z.B. Direktverkehr oder Umladung, LCL oder FCL, Fluggesellschaft Lufthansa / Cargolux / Cathay.

• Sie können Optionen umbenennen, indem Sie auf den Link unterhalb der Liste klicken (1).
• Sie können eine neue Option hinzufügen oder bestehende Optionen kopieren/löschen (2).
• Sie können Optionen in der Liste nach oben oder unten verschieben (3).
  Dies wirkt sich auch auf ihre Position auf der Registerkarte Layout aus.

Kosten und Erlöse berechnen
Klicken Sie auf den Aktionslink Kosten und Erlöse berechnen, um eine Basiskalkulation für eine zutreffende Leistungsart durchzuführen, falls gefunden. Wird der Link mehr als einmal verwendet, fragt das System, ob bestehende Zeilen ersetzt werden sollen oder die Aktion abgebrochen werden soll.

Schaltflächen/Links des Tarifzeilen-Editors

Verwendete Leistungsart öffnen
Öffnet die bei der Berechnung gefundene Leistungsart, wenn der Benutzer über ausreichende Berechtigungen verfügt, kann er sie anpassen. 

Schaltfläche Neu
Option zum Hinzufügen einer neuen Gebührenart zum Angebot

Bearbeiten
Option zum Bearbeiten einer Entgeltartzeile des Angebots

Löschen
Option zum Löschen einer Gebührenartzeile aus dem Angebot

Dialogfeld Gebührenartzeile
Wenn Sie die Option "Neu" oder "Bearbeiten" verwenden, wird ein neuer Dialog geöffnet, in dem die Erlös- und Kostendetails für das Angebot eingetragen werden können.  

Ordersegment
Die Aktivität, zu der die Berechnung gehört, d. h. entweder Handhabung, Abholung (Export), Lieferung (Import) oder Haupttransport. 
Dies wird verwendet, um die anwendbaren Tarife und Werte zu bestimmen, mit denen berechnet wird. 

Kostenart
Die Gebührenart, die auf dem Angebot angegeben werden soll. 

	Einkommen	Kosten	Gewinn
Partner	Der Partner, für den die Verkaufstarife eingetragen werden	Der Partner, von dem die Einkaufstarife eingetragen werden können	-
Basis	Basis für die Berechnung	Basis für die Berechnung
Basiswert	Basiswert für die Berechnung	Basiswert für die Berechnung
Betrag, Kurs	Der Betrag und die Währung sowie der zu verwendende Wechselkurs	Der Betrag und die Währung sowie der zu verwendende Wechselkurs
Betrag Offerte	Umgerechnet in Hauswährung	Umgerechnet in Hauswährung	Gewinn und Gewinnanteil

Im Feld Betrag/Kurs sind 3 Funktionen verfügbar:

F3 - Rechner: Standardkalkulator für Auftragskosten, der es ermöglicht, eine Basis und eine Anzahl auszuwählen, wobei die Basis, falls möglich, und der Kurs voreingestellt werden
F5 - Neuberechnung des Tarifs: Standardauftragskalkulationsoption zur erneuten Berechnung des Tarifs auf der Grundlage des gefundenen Tarifs und der im Angebot verfügbaren Details 
F7 - Tarif anzeigen: Standardoption für die Auftragskalkulation, um die Details des gefundenen Tarifs und die zur Berechnung des Betrags verwendeten Details anzuzeigen. 

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Registerkarte Layout

Wenn in der Registerkarte Layout keine Entgeltarten angezeigt werden, kann dies folgende Ursachen haben:

• keine Gebührenarten in der Registerkarte Kalkulation hinzugefügt
• bei der Gebührenart sind nur die Kosten angegeben
• bei der Gebührenart sind keine Einnahmen angegeben

Positionen verschieben/bearbeiten

Bearbeiten

Mit der Option Bearbeiten können Sie je nach ausgewähltem Zeilentyp Folgendes tun:

• Kalkulationszeile: Angebotstext und Aufbau der Berechnung können hinzugefügt und oder aktualisiert werden, um die Details anzupassen.
•  Tarif-Textblöcke: Der voreingestellte Kurstextblock kann mit einem spezifischen Text für das einzelne Angebot überschrieben werden.

Hinzufügen

Mit der Option Hinzufügen können standardmäßig erstellte Kurstextblöcke zum Angebot hinzugefügt werden. Der voreingestellte Text kann für das jeweilige Angebot aktualisiert werden. 

Nach oben/unten verschieben

Mit den Schaltflächen Nach oben/ Nach unten kann die Position der einzelnen Zeilen angepasst werden. Kalkulationszeilen können jeweils auf alle verfügbaren Kalkulationszeilen verschoben werden.
Tariftextblöcke können entweder nach unten oder nach oben (unterhalb der Bemerkungen) verschoben werden. Sie können nicht zwischen Berechnungszeilen positioniert werden. 

Zusammenfassen/Auflösen

Ermöglicht die Zusammenlegung mehrerer Berechnungszeilen zu einer Zeile oder die Auflösung derselben. 

Felder & Beschriftungen

Interessent
Der Partner, der das Angebot erhält, nur Anzeige, Änderungen sind auf der Registerkarte Allgemein vorzunehmen.

Sprache
Die Sprache, in der das Angebot an den Partner gesendet wird, standardmäßig in der Sprache des Partners.

Kontakt
Adressat des Angebots, nur Anzeige, Änderungen sind auf der Registerkarte "Allgemein" vorzunehmen.

Gültig bis
Das Datum, bis zu dem das Angebot gültig ist, nur Anzeige, Änderungen sind auf der Registerkarte "Allgemein" vorzunehmen.

E-Mail
Die E-Mail-Adressen, an die das Angebot gesendet wird, nur Anzeige, Änderungen sind auf der Registerkarte "Allgemeines" vorzunehmen. 

Bemerkungen
Das Feld Bemerkungen ist die Kopfzeile des Angebots und erscheint als oberste Zeile im Positionsraster.