Wie richte ich Aktivitätstypen ein? Welche Vorteile bieten Aktivitätstypen in Scope?

Der Zweck des Moduls zur Pflege von Aktivitätstypen besteht darin, die automatische Berechnung von Erlösen und Kosten für Sendungen zu ermöglichen.

Diese Einnahmen und Kosten erscheinen automatisch, wenn Rechnungen für den Versand erstellt werden und als AWB-Gebühren, wenn die AWB gedruckt wird. Dieser Prozess trägt dazu bei, dass alle Einnahmen und Kosten verbucht werden und in den Kostenaufzeichnungen für die Auftragsauslieferung erscheinen, was zu genauen Gewinnzahlen führt.

Um diese Automatisierung zu erreichen, gibt es eine Auftragsart für jeden Schritt im Lebenszyklus einer Frachtsendung vom Versand bis zur endgültigen Auslieferung. Erlöse und Kosten können auf jede dieser Auftragsarten angewandt werden, sobald der Auftrag ausgeführt wird, z. B. bei der Erstellung eines Abholscheins, werden die mit diesem Auftrag verbundenen Erlöse und Kosten automatisch zum Sendungssatz hinzugefügt.

So richten Sie einen Aktivitätstyp ein

Folgen Sie der Menüstruktur: Anwendungen > Stammdaten > Spedition > Aktivitätstypen
Nach der Eingabe sehen Sie eine Liste aller im System vorhandenen Tätigkeitsarten. Es ist zu beachten, dass Sie sehr allgemeine oder sehr spezifische Tätigkeitsarten erstellen können.
Klicken Sie auf Neu. Der Screen zur Erstellung von Aktivitätstypen wird angezeigt.

In diesem Beispiel werden wir einen Aktivitätstyp für Haus- und allgemeine Luftexporte erstellen. Hier finden Sie andere Auftragstypen und die Erklärung dazu.

AktivTypErstellVorgang123

Auf der linken Seite sehen Sie die verschiedenen Komponenten (Auftragstypen) einer Luftexport-Sendung, wählen Sie Main Carriage Air (1) und klicken Sie auf Hinzufügen (2), es wird nach einem Namen (3) für diesen Abschnitt sowie nach den Ein- und Ausstiegskonzepten gefragt, die diesen Abschnitt ergänzen.

AktivTypErstellVorgangErlöseKosten

Wählen Sie bestehende Kosten und Erlöse aus oder erstellen Sie über Hinzufügen neue Kosten und Erlöse.

Erlöse

Wählen Sie eine Kostenart (hier im Beispiel: AF - Luftfracht) und fügen Sie optional Kriterien (Abgangsort, Ankunftsort, Sendungstypen, DGR) für den Erlös hinzu. Erlöse1

Kosten

Wählen Sie eine Kostenart (hier im Beispiel: AF - Luftfracht) und fügen Sie optional Kriterien (Abgangsort, Ankunftsort, Sendungstypen, DGR) für die Kosten hinzu.

Kosten1

Zuordnen und Speichern

Wählen Sie die Niederlassung/das Modul/den Sendungstyp dem der Aktivitätstyp zugeordnet werden soll.

Klicken Sie dann auf Speichern.

Die neue Aktivitätsart ist nun erstellt und wird nun in Angeboten und Sendungen verwendet, wenn die entsprechenden Auslöser zum Tragen kommen.

Wo und wie werden die Aktivitätsarten eingebunden?

Aktivitätstypen dienen dazu, automatisierte Einträge in Kosten und Erlöse und somit System-Ausgangsrechnungen sowie AWB-Nebenkosten zu generieren. In dieser Anwendung wird festgelegt, für welche Aktivitäten welche Kostenarten für die Abrechnung vorgeschlagen werden bzw. Kostenrückstellungen gebildet werden sollen. Um eine größtmögliche Automatisierung zu erreichen, werden alle relevanten Schritte (Auftragstypen) eines Transports von der Abholung vom Absender bis zur Auslieferung an den Empfänger abgebildet. Jedem Schritt können hier einzelne oder mehrere Kostenarten, sowohl als Erlös als auch als Kosten, zugeordnet werden. Zudem kann definiert werden, für welche Sendungstypen, Auftragsarten, Niederlassungen und/oder Auftraggeber (Geschäftspartner) diese Kostenarten vorgeschlagen werden sollen. Bei der Abwicklung einer Sendung werden dann bestimmte Auslöser gesetzt, durch welche, in den Aktivitätstypen vordefinierte Kostenarten, vorschlagen werden.

Beispiel: Für eine Sendung werden immer Handling- und Frachtkosten vorgeschlagen. Die Kosten für eine Abholung werden aber nur dann vorgeschlagen, wenn ein Abholauftrag in der Sendungserfassung erstellt worden ist.

Damit diese Art der Zuordnung nicht nur die Kostenarten (ohne Zahlen) ausgibt, müssen zusätzlich auch Tarife konfiguriert sein.

Folgen Sie der Menüstruktur: Anwendungen > Stammdaten > Finanzen > Tarife
Klicken Sie ganz oben im Fenster das Drop-down-Menü Neu.
Die Tarife sind in 5 Arten unterteilt. Die wichtigsten sind die Einkaufs- und Verkaufstarife, da diese für Angebote und die Auftragskalkulation verwendet werden.
Im Beispiel legen wir einen Verkaufs-Tarif an. Klicken Sie auf Verkaufs-Tarif.

TarifAnlegenSp

Dies ist eine Basiskonfiguration mit einer Berechnung je nach Ladegewicht, basierend auf den Kilogramm der Ladung, von 0 bis 100 kg gibt es einen Satz von 30 Euro, von 100 bis 200 kg ist der Satz 24 Euro, und bei mehr als 200 kg ist der Satz 18 Euro. Der Satz kann je nach Zielort, Herkunft, Kunde oder Lieferant usw. bestimmt werden.

Sobald Sie den Tarif über den Button Speichern (rechts unten) abgespeichert haben, können Sie ihn im System anwenden.

Auftragstypen und ihre Auslöser

Je nach Auftragsgruppe können Sie die folgenden Auftragstypen auswählen:

Auftragstyp	Auslöser (Trigger)
Pickup	Erstellung eines Abholauftrags für Luftfracht-Export- oder Seefracht-Export-Sendungen und Sendungen light
Delivery to Export Gateway	Erstellung eines Transportauftrags für eine Luftfracht-Exportsendung an das Gateway
Delivery to Shed	Erstellung eines Transportauftrags für eine Seefracht-Exportsendung an den Packschuppen
Security Measure	Erstellung einer Luftfracht-Export-Sendung und Erstellung eines Screening-Auftrags
Export Handling	Erstellung einer Luft-Export- oder See-Export-Sendung
Export Customs	Erstellung einer Ausfuhranmeldung für eine Luft- oder Seeexportsendung
Delivery to Terminal	Erstellung eines Transportauftrags Delivery to Terminal
Main Carriage Air	Finalisierung der Master-, Back-to-Back- oder Direktflugdetails für Luftfracht-Exportsendungen und Luftfracht-Importsendungen, abhängig vom Incoterm. Auch bei Sendung light möglich.
Main Carriage Sea	Finalisierung der Transportdetails für Seefracht-Exportsendungen und Seefracht-Importsendungen, abhängig vom Incoterm. Auch bei Sendung light möglich.
Main Carriage Road	Erstellung einer Sendung light (Straße)
Pick up from Terminal	Erstellung einer Luft- oder Seefracht-Exportsendung, wenn es sich bei diesen Sendungen um vorausbezahlte Sendungen (PP) handelt. Erstellung eines „Transportauftrages Pick up from Terminal“ bei Importsendungen
Import Customs	Erstellung eines Import-Eintrags für eine Luft- oder See-Import-Sendung. Wenn es sich bei einer Luftfrachtsendung um eine Incoterm DDP-Sendung handelt, wird diese Aktivität ebenfalls verwendet. Zollanmeldung
Import Handling	Erstellung einer Luft- oder See-Import-Sendung, außerdem wird diese Aktivität für Luftfracht-Export-Sendungen verwendet, wenn sie vorausbezahlt (PP) sind.
Import Warehouse	Erstellung einer Luftfracht- oder Seefracht-Import-Sendung. Für Luftfracht-Exportsendungen wird diese Vorgangsart ebenfalls verwendet, wenn sie vorausbezahlt (PP) sind.
Delivery to Import Branch	Anlegen eines Transportauftrags „Branch-Zustellung, DTB“ innerhalb einer Importsendung oder innerhalb von Luftfracht-Exportsendungen, wenn die Sendung vorausbezahlt (PP) ist und der Importagent und das Gateway unterschiedlich sind.
Delivery	Erstellung eines Luft- oder Seezustellungsauftrags für eine Sendung. Wenn es sich bei einer Luftfrachtsendung um eine Incoterm DDP-Sendung handelt, wird diese Aktivität zusätzlich verwendet. Auch bei Sendung light mithilfe des Dokuments „Zustellung (DLV)“.