¿Cómo puedo asociar correos electrónicos entrantes a embarques?
Scope se puede configurar para recibir correos electrónicos entrantes y enlazarlos a los embarques. Tendrá que usar los números relacionados con el embarque en el asunto del correo electrónico.
Correo electrónico entrante en Scope
Scope se puede configurar para recibir correos electrónicos entrantes y enlazarlos a los embarques.
La dirección de activación y correo se puede solicitar con el Servicio de atención de Scope
presionando F12 o visitando https://service.riege.com/en/service_forms/scope-service-request. Cada ramal de Scope tendrá su propia dirección de correo electrónico entrante. Los mensajes aparecerán en la pestaña Correo electrónico de los embarques asociados. Si Scope asocia un correo electrónico entrante con un embarque y los adjuntos son parte del mensaje de correo electrónico, los adjuntos aparecerán automáticamente en la pestaña de documentos del embarque.
Cómo llenar el asunto para enlace automático
Mismo asunto que el mensaje original de Scope
Si el correo electrónico es el reenvío de un mensaje original de un embarque, Scope puede usar el asunto original para asociar el mensaje. Para embarques marítimos y aéreos, hay más opciones disponibles.
Embarque marítimo
Los correos se pueden enlazar a un embarque marítimo dependiendo del contenido de su línea de asunto, siguiendo algunas de las siguientes opciones.
- El asunto comienza con
- Número completo del embarque (incluido cualquier signo como el signo de menos), p. ej. RTM-SI-123456
- Número de contenedor, p. ej. ITLU 1234560
- Número de B/L marítimo
- MRN
- Número de reserva (si el embarque se creó desde una reserva)
- Número de cotización (si el embarque fue enlazado a una cotización)
- Añada lo siguiente al final del asunto, precedido por un signo de menos
- Número de embarque
- Número de contenedor
- Número de B/L marítimo
- MRN
- Regla especial
- Si el correo electrónico es el reenvío de un mensaje original de Scope, Scope puede usar el asunto original para asociar el mensaje.
Embarque aéreo
Los correos se pueden enlazar a un embarque aéreo dependiendo del contenido de su línea de asunto, siguiendo algunas de las siguientes opciones.
- El asunto comienza con
- Número de embarque
- Número AWB
- Número HAWB
- MRN
- Número de reserva (si el embarque se creó desde una reserva)
- Número de cotización (si el embarque fue enlazado a una cotización)
- Añada lo siguiente al final del asunto, precedido por un signo de menos
- Número de embarque
- Número AWB
- Número HAWB
- MRN
Correos electrónicos sin referencia
Si Scope no puede asociar el mensaje de correo electrónico entrante a un embarque, el mensaje aparecerá en la aplicación Correos electrónicos sin referencia, y usted podrá asociar el mensaje de forma manual al embarque correcto. Si no desea asociar un mensaje entrante que aparece en los Correos electrónicos sin referencia, lo puede eliminar.
Si se envían mensajes no seguros a Scope, tendremos que deshabilitar el correo electrónico para su ramal. Por lo tanto, asegúrese de que la dirección del correo electrónico entrante de su ramal no se comparta con nadie fuera de su empresa.
¿Cómo decide Scope qué correos se pueden enlazar?
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Scope busca primero el asunto completo tal como está.
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Si no encuentra ninguna coincidencia, Scope divide el asunto en cada espacio y busca cada parte por separado.
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Si la búsqueda da como resultado varios embarques o ninguno, el correo no se enlaza.
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Si hay exactamente un resultado, Scope enlaza el correo automáticamente.
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Ejemplos
Scope puede enlazar el correo buscando las partes individuales del asunto
El mensaje de correo electrónico tiene las siguientes referencias en el asunto: “KL4P27R039 / KRE00073541”. Si busca estos valores por separado en Scope, ambas búsquedas devuelven el mismo resultado: un solo embarque de Exportación Aérea. En este caso, Scope puede enlazar el correo correctamente.
Scope no puede enlazar un correo porque hay múltiples resultados
Un asunto que contiene “KLPA27H017 KRE00014285”.
La búsqueda de KLPA27H017 produce varios resultados; por lo tanto, Scope no puede decidir cuál es el embarque correcto y guarda el mensaje como correo sin referencia.
Scope no puede enlazar un correo por múltiples resultados al analizar la fecha
El asunto es “KREGCK230807E FW: KREL] SHIPMENT CHECK // INBOUND // 12. June. 2025”.
En este caso, el correo no se puede enlazar debido a la fecha “12. June. 2025”.
Hay espacios entre día, mes y año, por lo que Scope busca “12.”, “June” y “2025”, y encuentra múltiples embarques para “12.” y “2025”.
Después de dividir el asunto en partes individuales, solo se consideran para la búsqueda aquellas que contienen al menos 2 números consecutivos; por ello, Scope no buscará “June”, ya que no contiene números.