Wie kann ich eingehende E-Mails mit Sendungen verknüpfen?

Eingehende E-Mail-Adresse

Scope kann so konfiguriert werden, dass es eingehende E-Mails empfängt und diese mit Sendungen verknüpft. Die Aktivierung und Mailadresse kann beim Scope Service Team über F12 oder https://service.riege.com/en/service_forms/scope-service-request angefordert werden. Jede Scope Niederlassung hat ihre eigene Eingangs-E-Mail-Adresse. Die Nachrichten werden auf der Registerkarte E-Mail der zugehörigen Sendungen angezeigt.
Wenn eine E-Mail mit einer Sendung verknüpft ist, die Anhänge enthält, werden die Anhänge automatisch mit der Registerkarte Dokumente verknüpft.

Adressierung/Betreff für die automatische Verknüpfung

Gleicher Betreff wie die ursprüngliche Nachricht von Scope

Wenn es sich bei der E-Mail um eine Weiterleitung einer ursprünglichen Nachricht aus einer Sendung handelt, kann Scope den ursprünglichen Betreff verwenden, um die Nachricht zuzuordnen. Für See- und Luftfrachtsendungen sind weitere Optionen verfügbar.

Seefracht Sendungen

E-Mails können mit einer Seefracht-Sendung verknüpft werden, indem die Betreffzeile mit einer der unten aufgeführten Nummern beginnt.

Der Betreff beginnt mit:
- Vollständige Sendungsnummer (einschließlich Sonderzeichen), zum Beispiel:
  RTM-SI-123456
- Container-Nummer, Beispiel: ITLU 1234560
- OBL-Nummer
- MRN-Nummer
- Buchungsnummer (wenn aus einer Buchung erstellt)
- Angebotsnummer (wenn sie mit einem Angebot verknüpft ist)
alternativ können Sie auch den Betreff plus Bindestrich verwenden, und dann:
Beispiel: <Betreff> - <RTM-SI-123456>
- Sendungsnummer
- Container-Nummer
- OBL-Nummer
- MRN-Nummer
Ausnahme:
- Wenn die E-Mail eine Weiterleitung einer Originalnachricht von Scope ist, wird der ursprüngliche Betreff für die Verknüpfung verwendet.

Luftfrachtsendung

E-Mails können anhand des Inhalts der Betreffzeile mit einer Luftfrachtsendung verknüpft werden, indem eine der folgenden Optionen verwendet wird.

Die Betreffzeile beginnt mit
- Sendungsnummer
- AWB-Nummer
- HAWB-Nummer
- MRN
- Buchungsnummer (wenn die Sendung aus einer Buchung erstellt wurde)
- Angebotsnummer (wenn die Sendung mit einem Angebot verknüpft wurde)
Fügen Sie am Ende des Betreffs Folgendes hinzu, mit einem vorangestellten Bindestrich/Minus-Zeichen: Beispiel: <Betreff> - <RTM-SI-123456>
- Sendungsnummer
- AWB-Nummer
- HAWB-Nummer
- MRN

Nicht zugeordnete E-Mails

Wenn Scope die eingehende E-Mail-Nachricht keiner Sendung zuordnen kann, wird die Nachricht in der Anwendung Nicht zugeordnete E-Mails angezeigt und Sie können die Nachricht manuell der richtigen Sendung zuordnen. Möchten Sie eine eingehende Nachricht, die in den nicht referenzierten E-Mails erscheint, nicht zuordnen, können Sie sie löschen.

Wenn unsichere Nachrichten an Scope gesendet werden, müssen wir den Posteingang für Ihre Filiale deaktivieren. Stellen Sie daher sicher, dass die E-Mail-Adresse für den Posteingang Ihrer Niederlassung nicht an Personen außerhalb Ihres Unternehmens weitergegeben wird.

Wie entscheidet Scope, welche E-Mails verknüpft werden können?

Scope durchsucht zunächst den kompletten Betreff als zusammenhängenden Text.
Wird keine passende Sendung gefunden, wird der Betreff an Leerzeichen getrennt und Scope sucht nach jedem einzelnen Teil separat.
1. Ergibt die Suche mehrere Sendungen oder keine Sendung, wird die E-Mail nicht verknüpft.
2. Ergibt die Suche genau eine Sendung, wird die E-Mail automatisch mit dieser Sendung verknüpft.

Beispiele

Scope kann eine E-Mail über einzelne Betreffteile verknüpfen

Die E-Mail hat folgenden Betreff: „KL4P27R039 / KRE00073541“. Wenn Sie in Scope nach beiden Referenzen einzeln suchen, führt jede Suche zu genau derselben Luftfrachtsendung (Air Export). In diesem Fall kann Scope die E-Mail eindeutig verknüpfen.

Scope kann eine E-Mail nicht verknüpfen, weil es mehrere Treffer gibt

Der Betreff lautet z. B. „KLPA27H017 KRE00014285“. Eine Suche nach „KLPA27H017“ liefert mehrere Sendungen. Scope kann daher nicht entscheiden, welche Sendung korrekt ist, und speichert die Nachricht als nicht zugeordnete E-Mail.

Scope kann eine E-Mail nicht verknüpfen, weil Datumsangaben zu mehreren Treffern führen

Der Betreff lautet: „KREGCK230807E FW: KREL] SHIPMENT CHECK // INBOUND // 12. June. 2025“ In diesem Fall kann die E-Mail nicht verknüpft werden, weil das Datum „12. June. 2025“ enthalten ist. Durch die Leerzeichen zwischen Tag, Monat und Jahr sucht Scope nach „12.“, „June“ und „2025“ und findet für „12.“ und „2025“ jeweils mehrere Sendungen.

Nach dem Aufteilen des Betreffs in einzelne Teile werden nur solche Bestandteile für die Suche verwendet, die mindestens zwei aufeinanderfolgende Ziffern enthalten. Daher sucht Scope in diesem Beispiel nicht nach „June“, da dieser Teil keine Zahlen enthält.