Wie richte ich Aktivitätstypen ein? Welche Vorteile bieten Aktivitätstypen in Scope?

Der Zweck des Moduls zur Pflege von Aktivitätstypen besteht darin, die automatische Berechnung von Erlösen und Kosten für Sendungen zu ermöglichen.

Diese Einnahmen und Kosten erscheinen automatisch, wenn Rechnungen für den Versand erstellt werden und als AWB-Gebühren, wenn die AWB gedruckt wird. Dieser Prozess trägt dazu bei, dass alle Einnahmen und Kosten verbucht werden und in den Kostenaufzeichnungen für die Auftragsauslieferung erscheinen, was zu genauen Gewinnzahlen führt.

Um diese Automatisierung zu erreichen, gibt es eine Auftragsart für jeden Schritt im Lebenszyklus einer Frachtsendung vom Versand bis zur endgültigen Auslieferung. Erlöse und Kosten können auf jede dieser Auftragsarten angewandt werden, sobald der Auftrag ausgeführt wird, z. B. bei der Erstellung eines Abholscheins, werden die mit diesem Auftrag verbundenen Erlöse und Kosten automatisch zum Sendungssatz hinzugefügt.

So richten Sie einen Aktivitätstyp ein

  1. Folgen Sie der Menüstruktur: Anwendungen > Stammdaten > Spedition > Aktivitätstypen
  2. Nach der Eingabe sehen Sie eine Liste aller im System vorhandenen Tätigkeitsarten. Es ist zu beachten, dass Sie sehr allgemeine oder sehr spezifische Tätigkeitsarten erstellen können.
  3. Klicken Sie auf Neu. Der Screen zur Erstellung von Aktivitätstypen wird angezeigt.
    AktivTypNeu

In diesem Beispiel werden wir einen Aktivitätstyp für Haus- und allgemeine Luftexporte erstellen. Hier finden Sie andere Auftragstypen und die Erklärung dazu.

AktivTypErstellVorgang123

Auf der linken Seite sehen Sie die verschiedenen Komponenten (Auftragstypen) einer Luftexport-Sendung, wählen Sie Main Carriage Air (1) und klicken Sie auf Hinzufügen (2), es wird nach einem Namen (3) für diesen Abschnitt sowie nach den Ein- und Ausstiegskonzepten gefragt, die diesen Abschnitt ergänzen.

AktivTypErstellVorgangErlöseKosten

Wählen Sie bestehende Kosten und Erlöse aus oder erstellen Sie über Hinzufügen neue Kosten und Erlöse. 

Erlöse

Wählen Sie eine Kostenart (hier im Beispiel: AF - Luftfracht) und fügen Sie optional Kriterien (Abgangsort, Ankunftsort, Sendungstypen, DGR) für den Erlös hinzu. Erlöse1

Kosten

Wählen Sie eine Kostenart (hier im Beispiel: AF - Luftfracht) und fügen Sie optional Kriterien (Abgangsort, Ankunftsort, Sendungstypen, DGR) für die Kosten hinzu. 

Kosten1

Zuordnen und SpeichernAktivTypNeuSpeichern

Wählen Sie die Niederlassung/das Modul/den Sendungstyp dem der Aktivitätstyp zugeordnet werden soll.

Klicken Sie dann auf Speichern.

Die neue Aktivitätsart ist nun erstellt und wird nun in Angeboten und Sendungen verwendet, wenn die entsprechenden Auslöser zum Tragen kommen.

Wo und wie werden die Aktivitätsarten eingebunden?

Aktivitätstypen dienen dazu, automatisierte Einträge in Kosten und Erlöse und somit System-Ausgangsrechnungen sowie AWB-Nebenkosten zu generieren. In dieser Anwendung wird festgelegt, für welche Aktivitäten welche Kostenarten für die Abrechnung vorgeschlagen werden bzw. Kostenrückstellungen gebildet werden sollen. Um eine größtmögliche Automatisierung zu erreichen, werden alle relevanten Schritte (Auftragstypen) eines Transports von der Abholung vom Absender bis zur Auslieferung an den Empfänger abgebildet. Jedem Schritt können hier einzelne oder mehrere Kostenarten, sowohl als Erlös als auch als Kosten, zugeordnet werden. Zudem kann definiert werden, für welche Sendungstypen, Auftragsarten, Niederlassungen und/oder Auftraggeber (Geschäftspartner) diese Kostenarten vorgeschlagen werden sollen. Bei der Abwicklung einer Sendung werden dann bestimmte Auslöser gesetzt, durch welche, in den Aktivitätstypen vordefinierte Kostenarten, vorschlagen werden.

Beispiel: Für eine Sendung werden immer Handling- und Frachtkosten vorgeschlagen. Die Kosten für eine Abholung werden aber nur dann vorgeschlagen, wenn ein Abholauftrag in der Sendungserfassung erstellt worden ist.

Damit diese Art der Zuordnung nicht nur die Kostenarten (ohne Zahlen) ausgibt, müssen zusätzlich auch Tarife konfiguriert sein. 
  1. Folgen Sie der Menüstruktur: Anwendungen > Stammdaten > Finanzen > Tarife
  2. Klicken Sie ganz oben im Fenster das Drop-down-Menü Neu.
  3. Die Tarife sind in 5 Arten unterteilt. Die wichtigsten sind die Einkaufs- und Verkaufstarife, da diese für Angebote und die Auftragskalkulation verwendet werden.
  4. Im Beispiel legen wir einen Verkaufs-Tarif an. Klicken Sie auf Verkaufs-Tarif.

TarifAnlegenSp

Dies ist eine Basiskonfiguration mit einer Berechnung je nach Ladegewicht, basierend auf den Kilogramm der Ladung, von 0 bis 100 kg gibt es einen Satz von 30 Euro, von 100 bis 200 kg ist der Satz 24 Euro, und bei mehr als 200 kg ist der Satz 18 Euro. Der Satz kann je nach Zielort, Herkunft, Kunde oder Lieferant usw. bestimmt werden.

Sobald Sie den Tarif über den Button Speichern (rechts unten) abgespeichert haben, können Sie ihn im System anwenden.

Auftragsarten und ihre Auslöser


Je nach Auftragsgruppe können Sie die folgenden Auftragstypen auswählen:
 

Auftragstyp

Auslöser (Trigger)

Pickup

Erstellung eines Abholscheins für Luftfracht-Export- oder Seefracht-Export-Sendungen

Delivery to Export Gateway

Erstellung eines Transportauftrags für eine Luftfracht- oder Seefracht-Exportsendung an das Gateway

Security Measure Erstellung einer Luft-Export- oder See-Export-Sendung

Export Handling

Erstellung einer Ausfuhranmeldung für eine Luft- oder Seeexportsendung

Export Customs

Erstellung einer Ausfuhranmeldung für eine Luft- oder Seeexportsendung

Delivery to Terminal

Erstellung einer Luft-Export-Sendung

Main Carriage Air

Finalisierung der Master-, Back-to-Back- oder Direktflugdetails für Luftfracht-Exportsendungen

Main Carriage Sea

Finalisierung der Transportdetails für Seefracht-Exportsendungen

Main Carriage Road Erstellung einer Sendung light (Simple Shipment)

Pick up from Terminal

Erstellung einer Luft- oder Seefracht-Exportsendung, wenn es sich bei diesen Sendungen um vorausbezahlte Sendungen (PP) handelt.

Import Customs

Erstellung eines Import-Eintrags für eine Luft- oder See-Import-Sendung. Wenn es sich bei einer Luftfrachtsendung um eine Incoterm DDP-Sendung handelt, wird diese Aktivität ebenfalls verwendet.

Import Handling

Erstellung einer Luft- oder See-Import-Sendung, außerdem wird diese Aktivität für Luftfracht-Export-Sendungen verwendet, wenn sie vorausbezahlt (PP) sind.

Import Warehouse

Erstellung einer Luftfracht- oder Seefracht-Import-Sendung. Für Luftfracht-Exportsendungen wird diese Vorgangsart ebenfalls verwendet, wenn sie vorausbezahlt (PP) sind.

Delivery to Import Branch

Anlegen eines Transportauftrags "Lieferung an Filiale" innerhalb einer Importsendung oder innerhalb von Luftfracht-Exportsendungen, wenn die Sendung vorausbezahlt (PP) ist und der Importagent und das Gateway unterschiedlich sind.

Delivery

Erstellung eines Luft- oder Seezustellungsauftrags für eine Sendung. Wenn es sich bei einer Luftfrachtsendung um eine Incoterm DDP-Sendung handelt, wird diese Aktivität zusätzlich verwendet.