Es besteht die Möglichkeit, pro Niederlassung eine interne Scope-E-Mail-Adresse anzulegen, sodass externe E-Mails einfach an das Scope-System weitergeleitet werden können.
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Kontaktieren Sie Ihren Scope-Helpdesk über das Scope Service Request Formular, um diese Funktion für die entsprechenden Filialen zu aktivieren. Jede Niederlassung erhält eine eingehende E-Mail-Adresse zur Nutzung, z. B. fra1.de.sco@eu1.scopemail.me.
Diese E-Mail-Adresse ist fest und kann nicht geändert werden!
Sie enthält den Filialcode, die Rechtsform und die Organisation.
Wie funktioniert es?
Verwenden Sie einfach die angegebene E-Mail-Adresse und leiten Sie Ihre E-Mails mit etwaigen Anhängen an diese Adresse weiter. Achten Sie darauf, dass KEINE externen Empfänger enthalten sind, da Sie die E-Mail-Adresse nicht weitergeben und keine anderen Personen dazu bringen möchten, auf Ihre E-Mail zu antworten. Um die E-Mail mit einem entsprechenden Auftrag oder einer Sendung zu verknüpfen, geben Sie einfach die entsprechende Referenz (Sendungsnummer, AWB/BL-Nummer) im Betreff an. Scope fügt die empfangene E-Mail automatisch in die Registerkarte "E-Mails" und die Anhänge in "Dokumente" ein.
Anhänge
Bitte beachten Sie, dass JEDER Anhang der E-Mail in den Reiter "Dokumente" hochgeladen wird. Da Scope nicht jede Datei überprüfen kann, kann es vorkommen, dass Sie Anhänge Ihrer E-Mail-Fußzeile in der Registerkarte "Dokumente" vorfinden. Sie können die überflüssigen Dateien manuell löschen, indem Sie die Datei markieren und auf die Schaltfläche "Löschen" klicken, oder Sie stellen sicher, dass nur die entsprechenden Dokumente an Ihre weitergeleitete E-Mail angehängt werden.
Nicht zugeordnete E-Mails
Wenn die Referenz nicht gefunden wird, wird die E-Mail mit ihren Anhängen in das Modul "Nicht zugeordnete E-Mails" hochgeladen:
Hier können Sie entscheiden, ob Sie diese E-Mail im Umfang löschen oder durch Drücken der Schaltfläche Zuordnen einer entsprechenden Sendung zuordnen möchten. Wurde die E-Mail versehentlich an die falsche Filiale gesendet, müssen Sie die E-Mail in Scope löschen und erneut an die richtige E-Mail-Adresse der Filiale senden.
Über Extras > Änderungen abonnieren können Sie sich über alle neuen E-Mails in diesem Modul benachrichtigen lassen.
Spam
Um Spam und unerwünschte E-Mails in Ihrem Scope-System zu vermeiden, beachten Sie bitte die folgenden Regeln:
- Geben Sie diese Scope-E-Mail-Adresse nicht an Externe weiter
- Setzen Sie keine CC- oder BCC-Adressen von externen Empfängern an Ihre E-Mail-Weiterleitung an Scope
- Achten Sie immer darauf, dass Sie die Scope-E-Mail-Adresse nicht versehentlich veröffentlichen