Damit Ihre E-Mails aus Scope mit einer Signatur versehen werden, gibt es zwei Möglichkeiten: Die Nutzung ihrer eigenen Systeme oder die Verwendung von Scope als Quelle der Signatur.
Die erste Möglichkeit ist die Nutzung Ihrer IT-Infrastruktur.
Technisch kann Scope die E-Mails an Ihre MTAs oder Cloud-Anbieter (Mail Transport Agents, z. B. Mailserver wie Outlook365) weiterleiten. Hier können Ihre Systeme dann selbst die Signatur anhängen. Informationen zu der Einrichtung finden Sie hier: Welche (technischen) Möglichkeiten gibt es, E-Mail über Scope zu nutzen?
Die zweite Möglichkeit ist, dass Scope die E-Mail direkt verschickt und Sie die Signaturen in Scope hinterlegen.
Dies können Sie im Programm Einstellungen > Email Einstellungen einstellen.
Signaturen können für eine Niederlassung und/oder für jeden Benutzer hinterlegt werden. Verschickt der Benutzer eine E-Mail aus Scope, prüft das System, ob für den Benutzer eine Signatur vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, nutzt Scope die Signatur der Niederlassung. Sollte diese auch nicht vorhanden sein, hat die E-Mail aus Scope keine Signatur.
Daher ist es empfehlenswert, pro Niederlassung mindestens eine Signatur zu hinterlegen. Oft reicht diese Signatur bereits aus, da man diese mit Parametern dynamisch erzeugen kann. In der Signatur kann man mit einem Doppelklick einige Parameter nutzen:
So können Sie für die Niederlassung leicht eine Signatur für alle User anlegen, in der trotzdem der Name und die Telefonnummer der User erscheint:
Nur wenn Sie Informationen pro Benutzer in der Signatur haben, die Scope nicht zur Verfügung stellt, benötigen Sie eine eigene Signatur pro Benutzer.
Die Signaturen in Scope sind auf Text beschränkt. Scope unterstützt keinen Versand von HTML-E-Mails und daher auch keine HTML-Footer. Bei Versand der E-Mail aus Scope wird in der Vorschau die Signatur nicht angezeigt. Sie sehen aber nach Versand der E-Mail die Signatur und wie Ihr Kunde die E-Mail empfangen hat auf der Registerkarte „E-Mail“ des jeweiligen Datensatzes.