Schritt 1: Teilen Sie dem Riege-Serviceteam mit, ob Sie nur Kreditlimits oder auch offene Posten importieren möchten. Schritt 2: Bereiten Sie die Dateien vor. Schritt 3: Gehen Sie für den Import zu Finanzen > Buchhaltung.
Einleitung
Kredit Limits/offene Posten können aus einem Buchhaltungssystem in Scope importiert werden und aktualisieren die Daten in der Geschäftspartnerverwaltung (Stammdaten > Geschäftspartner … Registerkarte Rollen … Debitor Rolle). Die entsprechenden Informationen werden dann bei verschiedenen speditionellen Abläufen abgeprüft und der User wird bei Überschreitung des Limits mit einer Bildschirmnachricht entsprechend informiert.
Beschreibung
Sie können wählen, ob Sie nur Kreditlimits oder sowohl offene Posten als auch Kreditlimits importieren möchten. Das Riege-Serviceteam wird diese Option für Sie einrichten - bitte wenden Sie sich an das Team.
Aufbau der Kreditlimit-Datei
Die Dateien sind .csv-Dateien mit 6 Spalten:
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1 |
Debitorische Kontonummer |
Kontonummer, mit der die Buchhaltungsgruppen der Scope-Geschäftspartner identifiziert werden. Dies können auch mehrere zu unterschiedlichen Partnern sein. |
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2 |
Bezeichnung1 |
wird ignoriert |
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3 |
Bezeichnung2 |
wird ignoriert |
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4 |
Kreditlimit |
Neues Kreditlimit für die Buchhaltungsgruppen |
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5* |
Kreditlimit intern |
Neues Kreditlimit für die Buchhaltungsgruppen (kann im Standardfall ignoriert werden und daher einfach leer lassen) |
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6** |
Saldo |
Saldo für die Buchhaltungsgruppen |
- *Spalte (5) hängt mit der Buchhaltungs-Software eines bestimmten Kunden zusammen.
- **Wenn Sie die Option Nur Kreditlimit wählen, wird diese Spalte ignoriert.
- Ist in Spalte (4) ein Wert eingetragen, wird (5) ignoriert.
- Die erste Zeile (Header) der Datei wird immer ignoriert.
- Zeilen in der die Kontonummer die Nummer für 'Diverse' ist, werden ebenfalls ignoriert.
- Alle Geldbeträge (Spalten 4, 5 und 6) werden ohne Währung angegeben, Währung ist immer die Standard-Währung der Niederlassung.
- Außerdem dürfen die Geldbeträge keine Tausender-Trenner haben.
000,- EUR wird in der Datei als '2000' eingetragen.
350,50 EUR kann in der Datei als '350.50' oder auch als '350,50' eingetragen sein.
Durchführen des Imports
Der Kreditlimit-Import wird in der Buchhaltungsanwendung (Finanzen > Buchhaltung) durch Auswahl der Option OP & Kreditlimit importieren ausgeführt.- Im Dateiauswahldialog sind beliebig viele Dateien auswählbar.
- Die Inhalte der Dateien werden entsprechend kombiniert.
Steht in einer Datei die Zeile:
14485;000649;;20000;;200
und in einer anderen die Zeile:
14485;000649;;20000;;5000
wird für alle Buchhaltungsgruppen mit Debitor '14485' das Kreditlimit auf 20.000,- EUR und das Saldo auf 5.200,- EUR gesetzt.