Wie kann ich CASS in Scope verwalten?

Die Abrechnung zwischen Fluggesellschaften und Spediteuren erfolgt in der Regel über das sogenannte CASS (Cargo Account Settlement Systems) der IATA.

Dieses System soll die Abrechnung zwischen den vorgenannten Vertragspartnern vereinfachen. Zu diesem Zweck erstellt die IATA monatlich die CASS-Abrechnung, die die Spediteure entweder in Papierform oder in digitaler Form (Excel-Datei oder HOT-Datei) erhalten. Der Einsatz des CASS-Moduls erspart die monatliche manuelle Prüfung der CASS-Abrechnung (Papierform) und gewährleistet eine weitestgehend automatisierte Prüfung und Verbuchung direkt in Scope.

Die bereitgestellten Dateien unterscheiden sich je nach Region leicht: 

• In der EU wird die CASS-Datei als HOT-Datei (Hands on Tape) bereitgestellt und hat dementsprechend den Zusatz "hot". 
• In den USA können 2 Dateien bereitgestellt werden, eine Tabellenkalkulationsdatei und eine Datei mit dem Suffix "fil".  Die "fil"-Datei ist die Datei, die in Scope importiert wird.

Start: Finanzen > CASS-Abrechnung

Um die CASS-Datei einlesen zu können, müssen zunächst die Grundeinstellungen mit der Aktion Einstellungen festgelegt werden. Klicken Sie im oberen Menü auf Einstellungen.

(1) CASS Kostenart
Auswahl der Kostenart auf die die dueCarrier-Kosten gebucht werden sollen.

(2) Generalposition
Auswahl der Generalposition auf die die CASS gebucht wird, sofern keine passende Sendung/AWB-Nr. gefunden wird.

(3) IATA Geschäftspartner
Geschäftspartner, welcher als Kreditor des Eingangsbeleges automatisch benutzt wird.

Optionen

Niederlassungsübergreifende Belege erzeugen
Wenn diese Option gesetzt ist, wird das gesamte HOT als ein Beleg für die Company erstellt. Wenn die Option nicht gesetzt ist, wird ein Beleg pro Niederlassung erzeugt.

Beleg pro Airline erzeugen
Wenn diese Option gesetzt ist, wird ein Beleg pro Airline erzeugt. Wenn die Option nicht gesetzt ist, wird ein Beleg mit allen Airlines erzeugt.

Beleg pro Leistungsmonat erzeugen
Wenn diese Option gesetzt ist, wird pro Leistungsmonat ein neuer Beleg erzeugt (wenn z.B. CASS Sendungen aus einem alten Monat nachbelastet / gutschreibt). Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird ein Beleg für alle Leistungsmonate erzeugt.

Immer für tatsächlichen Agent der Sendung buchen
Die Sendung wird auf den Agenten (Niederlassung) gebucht, der den MAWB ursprünglich registriert hat. Wurde der MAWB von MUC registriert/angemeldet aber von FRA benutzt, wird dennoch auf MUC verbucht.

Buchungen für unbekannte Agenten-IDs überspringen
Wenn diese Option gesetzt ist, wird Scope AWBs, welche an IATA Agent Codes abgerechnet werden, die sich im System nicht befinden, ignorieren. Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird Scope die AWBs auf die Generalposition abrechnen.

Für Master-AWBs: auch Rückstellungen auf Houses auflösen
Wenn diese Option gesetzt ist, werden auch die Rückstellungen auf der House-Ebene aufgelöst. Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird nur die Rückstellung der Master-Ebene aufgelöst.

CASS-Datei importieren

Um eine neue Datei zu importieren. Klicken Sie im oberen Menü auf Importieren.

1. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, mit dem Sie zu dem Ort navigieren können, an dem die CASS-Datei auf dem lokalen PC gespeichert ist. Der Explorer wird standardmäßig nach einer "HOT" Datei suchen.  Wenn Sie aus den USA zugreifen, ändern Sie einfach den Dateityp von CASS-Dateien auf Alle Dateien. Navigieren Sie nun zu dem Ort, an dem die von CASS gelieferte Datei gespeichert ist, und verwenden Sie die Schaltfläche "Öffnen", um sie zu importieren.
   
2. Es kann einige Zeit dauern, bis die Anwendung die Datei importiert hat.  Überprüfen Sie den Fortschritt über den Fortschrittsbalken unten rechts auf dem Bildschirm.

Prüfen und weiterverarbeiten der importierten CASS-Datei 

Sobald die Datei importiert wurde, erscheint sie als Eintrag in der Liste der importierten CASS-Dateien.  Um sie zu prüfen:

1. Markieren Sie die neuen CASS-Daten (Zeile), die Sie gerade importiert haben.
2. Wählen Sie in der Menüleiste Öffnen.

Die CASS-Transaktion wird auf 2 Registerkarten angezeigt:

1. Die erste ist die Registerkarte Allgemein, die alle Details der zu bearbeitenden Datei anzeigt.  
2. Die zweite Registerkarte ist die Registerkarte Dokumente.

Dokumente auf der Registerkarte Dokumente

• Der Bericht "Differenzliste" ist eine Tabelle, die für jeden gefundenen MAWB sowohl die von CASS in Rechnung gestellten Luftfracht- als auch andere Gebühren anzeigt. Sie zeigt die vom Scope-Benutzer erstellten Schätzungen für diese Gebühren und die Differenzen zwischen den CASS-Zahlen und den Scope-Zahlen.
• Der Bericht "Warnungen" weist auf mögliche Probleme hin, z. B. wenn der tatsächliche Agent für einen MAWB nicht mit dem angegebenen Agenten übereinstimmt. Diese Warnungen werden auch auf der Registerkarte Allgemein in der Liste der Warnungen angezeigt.

Warnmeldung	Bedeutung
Unbekannter IATA-Code %1$s bei AWB %2$s. Gebucht auf %3$s von %4$s	Die Buchungszeile konnte keiner Niederlassung zugeordnet werden (%1$s ist dann der IATA-Code, zu dem kein passender eigener Agent gefunden wurde). Die Beträge werden trotzdem verbucht, und zwar auf der Generalposition von der Niederlassung, die den CASS-Import durchführt.
Unbekannter AWB %1$s. Gebucht auf %2$s von %3$s	Zu der AWB-Nummer wurde keine Sendung gefunden. Es wird deshalb auf die Generalposition von der entsprechenden Niederlassung gebucht (der IATA-Code konnte in dem Fall einer Niederlassung zugeordnet werden.)
Falscher AWB %1$s f\u00fcr %2$s. Sendung geh\u00f6rt %3$s. Gebucht auf %4$s von %2$s	Der IATA-Code wurde einer Niederlassung zugeordnet und die Sendung mit angegebener AWB wurde auch gefunden, aber die Sendung gehört der zugeordneten Niederlassung nicht. Es wird dann auf der Generalposition von der ermittelten Niederlassung gebucht
Anzahl eingelesener %s Datensätze (%s) stimmt nicht mit der im Trailer angegebenen Anzahl (%s) überein	Die Checksumme am Ende der Datei hat nicht gestimmt. Diese Warnmeldung hat keine Auswirkung.
Bei AWB %s, von %s, weicht der angegebene Steuerbetrag (%s) stark vom erwarteten (%s) ab	Meistens sind hier die VAT-Beträge nicht entsprechend errechnet oder widersprechen der Summe.
Bei AWB %s wurde zu einer Stornierung (DCO/CCO) kein Revised (DCR/CCR) gefunden. Bei AWB %s wurde zu einem Revised (DCR/CCR) keine Stornierung (DCO/CCO) gefunden	Diese Warnmeldungen werden meistens zusammen erstellt: Wenn auf dem vorherigen CASS-Beleg etwas falsch angegeben war (z. B. Summe 100,- EUR, anstelle von 80,- EUR, die es sein müssten). Dann kommt in der CASS-Rechnung für den nächsten Monat ein DCO mit 100,- EUR und ein DCR mit 80,- EUR. Wenn einer der beiden fehlt wird der DCO bzw. der DCR trotzdem verbucht, DCO mit '-', DCR normal.

• MAWBs aus der CASS-Datei, die nicht in Scope abgeglichen werden können, werden gegen die CASS-Generalpositionen für jede Niederlassung gestellt.

Nachdem die Unterschiede geprüft und akzeptiert wurden, kann der Beleg fertiggestellt werden 

1. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Allgemein im Fenster "Erstellte Belege" auf den zu bearbeitenden Beleg.
2. Die Details des Belegs öffnen sich und zeigen die zu verwendenden Daten, die Gesamtbeträge und die einzelnen Sendungen, aus denen sich der Gesamtbetrag zusammensetzt.
3. Um den Beleg abzuschließen, wählen Sie in der Symbolleiste Abschließen.
4. Wenn es Unterschiede zwischen den CASS-Beträgen und den Schätzungen in Scope gibt, bietet die Anwendung für jede Sendung an, eine neue Schätzung zu erstellen, die diese Unterschiede berücksichtigt. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um anzugeben, ob dies getan werden soll.

Sobald der Beleg fertig ist, erscheint er auf der Registerkarte Dokumente (verwenden Sie die Druckoption, wenn er nicht automatisch erscheint).  Dieser Beleg erscheint auch auf der Registerkarte Dokumente für jede Sendung, die in diesem CASS-Beleg enthalten ist.