Anpassen und personalisieren von E-Mail-Vorlagen
Die erforderliche Berechtigung hierfür ist „E-Mail-Vorlagen bearbeiten“, die einem Benutzer über eine Berechtigungsgruppe zugewiesen werden kann.
→ Wenden Sie sich an die Administrator:innen Ihres Unternehmens, um in eine entsprechende Berechtigungsgruppe aufgenommen zu werden.
→ Sollte eine Berechtigungsgruppe, die diese Berechtigung enthält, fehlen, kontaktieren Sie bitte den Riege-Support über eine Scope Service-Anfrage.
Bitte beachten Sie, dass die Finanzvorlagen auf der Ebene der Landesorganisationen organisiert sind. Um Vorlagen für eine bestimmte Landesorganisation zu überprüfen oder zu verwalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich innerhalb einer Niederlassung dieser Organisation befinden. Sie können zu einer anderen Landesorganisation wechseln, indem Sie auf Ihren Namen und die Niederlassung in der unteren rechten Ecke Ihres Scope-Fensters klicken. Sobald Sie sich in der entsprechenden Niederlassung befinden, nutzen Sie einfach die Schaltfläche „Vorlagen“, um auf die relevanten Vorlagen zuzugreifen.
Wie erstellt und versendet Scope E-Mails automatisch?
In verschiedenen Anwendungen kann Scope so konfiguriert werden, dass eine E-Mail automatisch versendet wird. Scope kann so Ihrem Kunden direkt die Offerte schicken, Ihrem Agenten eine Mail mit den Voravis-Daten senden, Sie per Mail über Abweichungen im Tracking informieren und Ihrem Kunden nach erfolgreicher Abwicklung automatisch per E-Mail die Rechnung schicken.
Zur Erstellung dieser E-Mail verwendet Scope Vorlagen, die Sie unter Einstellungen > Email Einstellungen ... Vorlagen finden können.
Im Vorlagen-Editor sehen Sie links, welche Vorlagen Sie bereits angelegt haben und können diese anpassen und neue Vorlagen hinzufügen. 
Anders als es sonst bei E-Mails üblich ist, haben die Vorlagen keinen Adressaten, da dieser automatisch von Scope ermittelt wird. Sie können konfigurieren, wer als Absender der E-Mail erscheinen soll und ob diese per CC oder BCC an weitere Adressaten verschickt werden soll. Außerdem legen Sie hier den Betreff und den Text der E-Mail fest.
In welcher Sprache schickt Scope die E-Mail?
Scope versucht immer die E-Mail in der Sprache zu schicken, die Sie am Geschäftspartner des Adressaten in Scope gepflegt haben. Gibt es für diese Sprache keine Vorlage, wird die Standard-Vorlage gezogen. Sie sollten sich also überlegen, welche Sprache bei Ihnen der Standard ist. Diese Sprache sollten Sie in den Feldern Betreff und Standardtext nutzen.
Die Übersetzungen für den E-Mail-Text fügen Sie in unten in der Tabelle hinzu.
Für den Betreff können Sie weitere Sprachen hinterlegen, indem Sie rechts auf das kleine Buch klicken:
Wie kann ich die E-Mail anpassen und personalisieren?
Personalisieren Sie den Empfänger
Sie können in allen Feldern der Vorlage Parameter nutzen, die Ihre Mail auf den Einsatzzweck und den Kunden anpassen. Die Parameter werden Ihnen mit einem Doppelklick in das Feld vorgeschlagen. Für die Adressfelder können Sie eine feste E-Mail-Adresse oder den userMail-Parameter hinterlegen. Dann wird immer die E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters genutzt, der die Mail ausgelöst hat.
Ebenfalls praktisch ist es, den userMail-Parameter im Feld BCC anzugeben. So bekommt der Sachbearbeiter jede ausgehende Mail in sein E-Mail-Programm als Blindkopie geschickt.
Dynamisieren und personalisieren Sie den Text ihrer E-Mail
Klicken Sie doppelt in den Text, wird Ihnen eine Vielzahl von Parametern vorgeschlagen. Die zur Verfügung stehen Parameter sind abhängig von der Art der Vorlage. Die Parameter enthalten Informationen zum Sachbearbeiter, Referenzen und relevanten Daten zum Datensatz.
Bei Rechnungen sind diese beispielsweise Rechnungsnummer, Versender- und Empfängerreferenzen und der Betrag. Bei einem Pre-Alert hingegen sind eine Vielzahl von Sendungsinformationen verfügbar.