Cuando se crea por primera vez un embarque, se aplica automáticamente el estado inicial "abierto/open". Esto se puede ver en la pestaña jobcosting del embarque.
Todos los embarques en Scope tendrán uno de los cuatro estados financieros que se indican a continuación.
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Abierto/Open |
Cuando un embarque tiene un estado de Abierto es posible que no tenga ningún estimado, ingreso o cuentas por pagar, o podría tener algunos de ellos. Con este estado se pueden añadir más estimados, se pueden crear facturas y los estimados se pueden convertir en cuentas por pagar. |
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Prefacturado/Pre-billed |
Un embarque puede tener el estado Prefacturado. Este solo se usa junto con especificaciones de costos impresas. Se aplica cuando se ha impreso una especificación de costos para cualquier factura abierta y no hay estimados restantes en el embarque. |
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Facturado/billed |
El estado de Facturado se aplica cuando las facturas se han completado. Es posible que aún existan estimados en el embarque. |
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Cerrado/closed |
Cuando se ha concluido toda la facturación, todos los estimados se han convertido en cuentas por pagar y cualquier otra cuenta por pagar se ha completado, el embarque se puede marcar como Cerrado. Con este estado ya no se espera añadir cambios adicionales, ni entrantes ni salientes, al embarque, y la ganancia final se encuentra establecida. |
Cambios a los estados
Mientras se añadan estimados y facturas abiertas, el estado permanece Abierto.
En cuanto se genere la primera factura del embarque, el estado cambia automáticamente a Facturado.
Para cambiar el estado financiero de un embarque, haga clic en el estado actual. En el siguiente ejemplo, en el que se hizo clic en el estado azul Facturado, aparece un cuadro de diálogo en donde se puede elegir un nuevo estado financiero. En este caso, el embarque solo puede ser modificado a Abierto. No puede estar Cerrado ya que aún existen reservas abiertas en el embarque:
Utilizando la opción de Extras "Cambiar Estado Financiero" en la Shipment Overview puede cambiar el estado de múltiples envíos seleccionados de una sola vez:
Forwarding > Shipment Overview ... Extras > Cambiar Estado Financiero.
Por supuesto, las opciones dependen de los permisos que tenga en Alcance.
Estado Cerrado
Una vez que todas las facturas se han completado y todos los estimados se han convertido en cuentas por pagar, y todas las cuentas por pagar se han aplicado, es momento de cambiar el estado financiero del embarque a "Cerrado". Esto significa que no se esperan más cambios que se deban aplicar al embarque, ni entrantes ni salientes.
El estado Cerrado se puede aplicar manualmente haciendo clic en el estado actual y seleccionando "Cerrar pedido" en las opciones:
Informes
Cuando el estado financiero del embarque se mantiene, se pueden generar informes a partir del estado financiero.