In der Debitor-Rolle in der Geschäftspartner-Verwaltung gibt es eine spezielle Registerkarte, die e-Invoicing für ausgehende Rechnungen ermöglicht. Die Registerkarte ermöglicht auch die Konfiguration von Rechnungsempfänger-spezifischen Datenfeldern.
Die Registerkarte für E-Rechnungen wird sichtbar, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Der Benutzer verfügt über die Berechtigungen zur Konfiguration von E-Rechnungsformaten.
- E-Rechnungsformate wurden bereits für den Debitor konfiguriert.
- Ein E-Rechnungsformat wurde aufgrund gesetzlicher Anforderungen für die gesamte Landesorganisation aktiviert.
Der Abschnitt „Per E-Invoice-Anwendung“ erfordert eine spezielle Berechtigung, da der Riege Service in die Konfiguration dieser Option eingebunden werden muss.
Die Konfiguration für E-Rechnungen in der Debitor-Rolle unterstützt zwei Kommunikationskanäle zur Übertragung von E-Rechnungen:
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E-Mail-Anhang: E-Rechnungen werden automatisch als Anhang an die Rechnung-E-Mails angefügt.
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Dedizierte Datenübertragung: E-Rechnungen werden über einen speziellen Kanal, wie beispielsweise FTP, übertragen. Um die Nachverfolgbarkeit zu verbessern und zusätzliche Funktionen wie die verzögerte Übertragung zu ermöglichen, werden diese Rechnungen in einer spezialisierten E-Rechnungsanwendung angezeigt. Für die Implementierung dieses Kanals wenden Sie sich bitte an das Riege-Service-Team, da die Datenübertragung individuell von Riege konfiguriert werden muss.
Bei der Verwendung von UBL-E-Rechnungsformaten haben Benutzer die Möglichkeit, zusätzliche datenspezifische Felder für den Rechnungsempfänger zu konfigurieren. Die Feldbezeichner in Klammern verweisen auf die entsprechenden Felder im europäischen E-Rechnungsstandard EN-16931.
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Leitweg-ID (BT-10): Ein vom Rechnungsempfänger (Käufer) zugewiesener Identifikator, der für interne Lenkungszwecke verwendet wird.
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Lieferanten-ID (BT-29): Eine Kennung des Verkäufers, die in der Regel vom Rechnungsempfänger (Käufer) vergeben wird. Dies kann beispielsweise die Kreditorennummer oder eine Lieferantennummer aus dem Bestellsystem sein.
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Elektronische Adresse des Käufers (BT-49): Die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers (Käufer), an die die Rechnung gesendet wird, typischerweise eine E-Mail-Adresse.
Für eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung des E-Rechnungsformats XRechnung, beachten Sie bitte dem nachfolgenden Leitfaden:
So richten Sie das E-Rechnungsformat XRechnung ein:
Das E-Rechnungsformat XRechnung beinhaltet Pflichtfelder, die sowohl den Rechnungsaussteller (Verkäufer) als auch den Rechnungsempfänger (Käufer) betreffen.
Rechnungsaussteller
Um XRechnung-E-Rechnungen zu erstellen, muss zunächst die elektronische Adresse des Verkäufers konfiguriert werden, die im EN-16931-Feldbezeichner BT-34 angegeben ist. Diese Informationen sollten im Partnereditor jedes Scope-Branch-Partners unter dem Tab „Registrierungs-IDs“ eingegeben werden. Dabei können Sie entweder eine E-Mail-Adresse oder eine alternative Form elektronischer Kontaktdaten angeben.
Rechnungsempfänger
Das XRechnung-E-Rechnungsformat kann im Tab „E-Rechnung“ in der Debitor-Rolle im Partnerprofil konfiguriert werden. In Deutschland werden E-Rechnungen in der Regel als Anhang zu Rechnungs-E-Mails versendet.
Die verpflichtenden Datenfelder des Rechnungsempfängers (Käufers) werden automatisch mit der E-Mail-Adresse des primären Kontakts, der die Rolle des Rechnungsempfängers innehat, ausgefüllt. Zusätzliche oder alternative Informationen, die vom Rechnungsempfänger benötigt werden, können in der Debitor Rolle angepasst und verwaltet werden.
| Name | EN-16931 Feldbezeichnung |
Inhalt |
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Leitweg-ID |
BT-10 |
Ein vom Käufer zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner. |
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Lieferanten-ID |
BT-29 |
Eine in der Regel vom Käufer vergebene und optionale Kennung des Verkäufers/Lieferanten, wie z.B. die Kreditorennummer oder die Lieferantennummer des Bestellsystems. |
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Elektronische Adresse Käufer |
BT-49 |
Gibt die elektronische Adresse des Käufers an, an die eine Rechnung gesendet werden sollte. In der Regel ist dies eine E-Mail-Adresse. |