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Wie kann ich einen Rechnungsempfänger für den automatischen E-Mail-Versand festlegen?

In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie bei Geschäftspartnern ein Kontakt so eingerichtet werden kann, dass dieser Kontakt Rechnungen per E-Mail erhält. Beim Drucken der Rechnung wird diese dann automatisch verschickt.

Vorbereitung

  1. Gehen Sie zu Stammdaten > Geschäftspartner.
  2. Wählen Sie einen Geschäftspartner aus und öffnen Sie ihn und wechseln Sie dann zur zweiten Registerkarte Ansprechpartner.
  3. Fügen Sie einen neuen Ansprechpartner hinzu oder bearbeiten Sie einen bestehenden Kontakt, geben Sie dann eine E-Mail-Adresse ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsempfänger für diesen Kontakt.

Die Debitor-Rolle festlegen

  1. Gehen Sie in dem Geschäftspartner auf die Registerkarte Rollen und klicken Sie auf die Rolle Debitor (oder fügen Sie eine neue Rolle Debitor hinzu) und gehen Sie wie folgt vor...
  2. Wählen Sie in der Rolle Debitor (1) die Registerkarte E-Mails (2) aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Belege per E-Mail versenden (3) - die in den Ansprechpartner als Rechnungsempfänger hinterlegten Kontakte werden angezeigt. 
  3. Wenn Sie bestimmte Dokumente automatisch an die Rechnungs-E-Mail anhängen möchten, können Sie diese aus der Liste auswählen, die Sie erhalten, wenn Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (4) klicken.
  4. Wenn Sie zusätzliche Dokumente einfügen möchten, markieren Sie das Kästchen Nach weiteren anzuhängenden Dokumenten fragen (5)

 

E-Mail/Versand der Rechnung

Wenn Rechnungen für diesen Debitor erstellt werden, wird die Rechnung, sobald die Schaltfläche Drucken angeklickt wird, an eine E-Mail angehängt und an den in der Registerkarte Ansprechpartner des Debitors angegebenen Empfänger gesendet. 

Wenn die Option Nach weiteren anzuhängenden Dokumenten fragen aktiviert wurde, erscheint vor dem Versand ein Pop-up-Fenster, in dem die gewünschten Dokumente ausgewählt und zusätzlich an die Rechnung angehängt werden.

Die gesendete E-Mail wird auf der Registerkarte E-Mail der Sendung angezeigt. 

Die Betreffzeile und die Standardnachricht im Hauptteil der Rechnung können angepasst werden. Sie finden diese Optionen in den E-Mail-Einstellungen: Einstellungen > E-Mail-Einstellungen ... Vorlagen.