Vorbereitung
- Gehen Sie zu Stammdaten > Geschäftspartner.
- Wählen Sie einen Geschäftspartner aus und öffnen Sie ihn und wechseln Sie dann zur zweiten Registerkarte Ansprechpartner.
- Fügen Sie einen neuen Ansprechpartner hinzu oder bearbeiten Sie einen bestehenden Kontakt, geben Sie dann eine E-Mail-Adresse ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsempfänger für diesen Kontakt.
Die Debitor-Rolle festlegen
- Gehen Sie in dem Geschäftspartner auf die Registerkarte Rollen und klicken Sie auf die Rolle Debitor (oder fügen Sie eine neue Rolle Debitor hinzu) und gehen Sie wie folgt vor...
- Wählen Sie in der Rolle Debitor (1) die Registerkarte E-Mails (2) aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Belege per E-Mail versenden (3) - die in den Ansprechpartner als Rechnungsempfänger hinterlegten Kontakte werden angezeigt.
- Wenn Sie bestimmte Dokumente automatisch an die Rechnungs-E-Mail anhängen möchten, können Sie diese aus der Liste auswählen, die Sie erhalten, wenn Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (4) klicken.
- Wenn Sie zusätzliche Dokumente einfügen möchten, markieren Sie das Kästchen Nach weiteren anzuhängenden Dokumenten fragen (5)
E-Mail/Versand der Rechnung
Wenn Rechnungen für diesen Debitor erstellt werden, wird die Rechnung, sobald die Schaltfläche Drucken angeklickt wird, an eine E-Mail angehängt und an den in der Registerkarte Ansprechpartner des Debitors angegebenen Empfänger gesendet.
Wenn die Option Nach weiteren anzuhängenden Dokumenten fragen aktiviert wurde, erscheint vor dem Versand ein Pop-up-Fenster, in dem die gewünschten Dokumente ausgewählt und zusätzlich an die Rechnung angehängt werden.
Die gesendete E-Mail wird auf der Registerkarte E-Mail der Sendung angezeigt.
Die Betreffzeile und die Standardnachricht im Hauptteil der Rechnung können angepasst werden. Sie finden diese Optionen in den E-Mail-Einstellungen: Einstellungen > E-Mail-Einstellungen ... Vorlagen.