Mit dieser Funktion werden Monate buchhalterisch abgeschlossen. Nach einem bestimmten Zeitraum (Buchungsschluss) wird ein Monat manuell geschlossen, sodass keine weiteren Belege (Aus-/Eingangsbelege) in diesen Monat mehr verbucht werden können.
Buchungen nach dem Monatsabschluss werden auf den nächstmöglichen offenen Monat gebucht. Der Monatsabschluss bietet die Voraussetzung für die Erstellung von Statistik-Reports, die "fix" sind und sich nicht mehr ändern, sobald der Buchungsmonat geschlossen ist. Somit müssen nicht mehr jeden Monat die "alten" Monate berücksichtigen werden, sondern es ist ausreichend, sich nur aktuelle Reports für die noch offenen Buchungsmonate zu ziehen.
Der Monatsabschluss ist nur für eine komplette Legal Entity möglich, d. h. es gibt einen Monatsabschluss für alle Niederlassungen eines Landes zu einem festen Zeitpunkt. Eine Unterscheidung in einzelne Niederlassung ist nicht möglich.
Einstellungen
Vorbereitend für die Einführung des Monatsabschlusses, müssen die Buchhaltungseinstellungen angepasst werden.
Unter Einstellungen > Finanzen > Buchhaltung ... Buchhaltungs-Einstellungen bearbeiten wird die Auswahl der Monatsabschlussbelege getätigt. Bei der nachfolgender Auswahl werden bei Monatsabschluss alle offenen Kosten und Erlöse auf je einen Beleg gebucht und in den nächsten Monat übernommen. Die Auswahl "Durchlaufende Posten auf Monatsabschlussbelegen ignorieren" bewirkt, dass beim Monatsabschluss keine Zollbelege geschoben werden.
Sowohl bei den Erlösen als auch bei den Kosten können Sie zwischen Debitor/Kreditor-Profilen der Niederlassungspartner oder einem separaten Konto (mit Nummer) als Personenkonto wählen.
Sachkonten werden hingegen unter Stammdaten > Finanzen > Sachkontenfilter konfiguriert.
Monatsabschluss durchführen
Der Monatsabschluss kann unter Finanzen > Buchhaltung durchgeführt werden. Es wird der letzte offene Monat angezeigt und mit Klick auf Monat schließen wird der letzte offene Monat geschlossen und die Monatsabschlussbelege im Hintergrund erstellt.
Monat schließen
Schließt den letzten offenen Monat.
Monat wieder öffnen
Öffnet den zuletzt geschlossen Monat. Bereits erstellte Monatsberichte können ungültig werden und müssen neu erstellt werden.
Monatsabschlussbelege
Durch das Schließen eines Monats erstellt Scope im Hintergrund sogenannte Monatsabschlussbelege. Die Anzahl der Rückstellungen auf einem Monatsabschlussbeleg ist begrenzt (Default derzeit max. 250 Positionen, jedoch kann dies per Parameter kundenspezifisch angepasst werden). Scope versucht bei einem Monatsabschluss alle Rückstellungen einer Sendung auf den gleichen Beleg zu buchen, jedoch kann es vorkommen, dass es in einzelnen Fällen nicht möglich ist - in solchen Fällen werden mehrere Belege erstellt.
Dazu werden alle offenen Rückstellungen des gerade geschlossenen Monats aufgelöst und in den nächsten Monat übertragen. Auf Sendungsebene sind diese Buchungen nur sichtbar, wenn Stornos anzeigen ausgewählt wurde. Die Monatsabschlussbelege sind im Modul Eingangsbelege aufrufbar.
Beispiel Kostenart AF:
Die ursprüngliche Rückstellung (EP - Estimated Payment) im Februar wird durch den Monatsabschluss im Februar ausgebucht und muss im März neu eingestellt werden. Dazu "erledigt" Scope die EP AF mit einem P AF (Payment), sodass die Rückstellung ausgeglichen/bezahlt ist. Da diese Rückstellung im März wieder offen sein soll, führt Scope eine Stornierung (CP - Cancellation Payment) durch und stellt die Rückstellung EP AF für Monat März wieder neu ein.
Wird die Eingangsrechnung mit der Kostenart AF gegen die Rückstellung EP AF gebucht, wird die Rückstellung aufgelöst. Erfolgt auch im Monat März keine Eingangsrechnung für AF wird beim Monatsabschluss März die Rückstellung, wie zuvor beschrieben, in den Monat April übernommen.
Die Auflösung und Übertragung einer offenen Reserve in den nächsten Monat wiederholt sich bei jedem Monatsabschluss, bis irgendwann die aktuelle Rückstellung durch einen Eingangsbeleg aufgelöst oder gelöscht wird.
Rückstellungen
Eine Übersicht über die offenen/aufgelösten Rückstellung können über das Modul Rückstellungen aufgerufen werden Finanzen > Rückstellungen.