Ben je in het bezit van een btw-nummer met vergunning Artikel 23, of wil je het btw-verleggingsnummer van de klant gebruiken in de DMS aangifte? We leggen je stap voor stap uit hoe je dit kan instellen en controleren in Scope.
De registratie van een btw-nummer met vergunning Artikel 23 (Art. 23) kun je vastleggen in het Partner-bestand van Scope, mits je daar de permissie voor hebt. In Scope ga je naar Stamtabellen > Partner en zoek je de partner waarvan je het btw-nummer wilt gebruiken. Vervolgens ga je naar het tabblad Registration IDs en vul je het btw-nummer en het EORI-nummer in.
In beide velden kan je door op F3 te drukken een controle uitvoeren op de nummers. Bij een geldig btw-nummer zullen de naam en het volledige adres verschijnen. Bij het EORI-nummer krijg je vaak alleen te zien of het een geldig nummer is, maar in sommige gevallen zie je ook bij welk bedrijf het EORI-nummer hoort. Bedrijven kunnen namelijk zelf opgeven welke informatie uit de EORI-database van de EU zichtbaar is voor anderen.
Navigeer naar het tabblad Rollen en selecteer de rol Douane Partner (NL Douane). Als deze rol nog niet bestaat dien je deze eerst toe te voegen. Je ziet hier het eerder opgegeven EORI-nummer en btw-nummer staan.
Het btw-nummer dat op dit tabblad staat is het btw-nummer dat in de aangifte gebruikt zal worden. Voorwaarde is dat het een btw-nummer met vergunning Art. 23 betreft, anders zal Scope het standaard niet in de aangifte gebruiken.
Als een klant twee aparte btw-nummers heeft, een voor de facturatie aan hen en een voor de aangiftes, zal hier het btw-nummer voor de aangiftes moeten komen te staan.
Controleren van de btw-verlegging Artikel 23 in Scope
Op het tabblad Invoer van de rol Douane Partner (NL Douane) kun je een controle laten uitvoeren op het btw-nummer. Klik op Nu bijwerken en na een paar seconden komt het antwoord van de Douane binnen.
Bij een nieuwe partner of bij de eerste handmatige controle zal de partner eerst een keer opgeslagen en opnieuw geopend moeten worden voordat deze controle kan plaatsvinden.
Scope laat zien of het volgens de Douane een btw-nummer met vergunning Art. 23 betreft maar kan dat alleen concluderen als het EORI- en btw-nummer gekoppeld zijn. Scope laat daarom tevens zien of het EORI-nummer en het btw-nummer aan elkaar zijn gekoppeld bij de Belastingdienst/Douane.
Als de nummers niet gekoppeld zijn, is er iets niet in orde en raden we je aan contact te leggen met de betreffende partner. Als de beide gegevens juist zijn en onverwacht niet gekoppeld blijken te zijn bij de Belastingdienst/Douane, kun je je partner adviseren hierover contact te leggen met de Belastingdienst.
Indien beide vakjes blanco zijn, zoals in bovenstaand voorbeeld, dan is in de administratie van de Douane het btw-nummer niet gekoppeld aan het EORI-nummer. Als gevolg daarvan is het niet duidelijk of het btw-nummer verlegging heeft of niet. In dat geval schakelt Scope op tab NL-Douane, het vinkje btw-verlegging (Art.23) uit en plaatst een notitie op de Partner. Bij aangiftes zal dan het btw-nummer niet worden meegenomen in de aangifte.
Zijn beide vakjes aangevinkt, zoals in onderstaand voorbeeld te zien is, dan is het EORI-nummer gekoppeld aan het btw-nummer, en betreft het een btw-nummer met vergunning Art. 23. Scope schakelt dan op tab NL-Douane het vinkje btw-verlegging (Art.23) aan en plaatst een notitie op de Partner. Bij aangiftes zal dan het btw-nummer mee genomen worden als fiscale referentie.
Is alleen het laatste veld aangevinkt, dan is het EORI-nummer wel aan het btw-nummer gekoppeld, maar is er geen sprake van een btw-nummer met vergunning Art. 23. In dat geval schakelt Scope op tab NL-Douane, het vinkje btw-verlegging (Art.23) uit en plaatst een notitie op de Partner. Bij aangiftes zal dan het btw-nummer niet worden meegenomen in de aangifte.
Hoe controleer ik of in de aangifte het btw-nummer met vergunning Art. 23 wordt gebruik voor de verlegging van de btw?
In de aangifte bij Zending > Adressen kun je in het veld Fiscale referenties zien welk btw-nummer (met vergunning Art. 23) je in de aangifte opneemt. Staat er in dit veld geen btw-nummer vermeld dan zal DMS de btw niet kunnen verleggen. Staat er wel een nummer, dan kan DMS de btw verleggen op basis van het ingevulde btw-nummer.
Mijn klant heeft wel een btw-nummer met vergunning Art. 23 maar met de controlemogelijkheid vanuit Scope is dat niet zichtbaar. Kan ik nu wel aangifte doen met dit btw-nummer?
DMS controleert op vergunning Art. 23 op basis van het btw-nummer in je aangifte. Jij zult zelf nooit kunnen vermelden of het btw-nummer al dan niet btw-verlegging heeft. Dit bepaalt DMS.
In Scope kun je op twee plaatsen om de controle van het btw-nummer met vergunning Art. 23 heen.
- In het Partner-bestand kun je op de rol Douanepartner handmatig aangeven dat het een btw-nummer met vergunning Art. 23 betreft. Let op, hiermee negeer je de resultaten van de automatische controle die je zou kunnen laten doen vanuit Scope. Door dit te doen kan het btw-nummer toch standaard verschijnen in het veld Fiscale referenties van nieuwe aangiftes met deze Partner.
Zet het automatisch controleren van het btw-nummer uit als je handmatig hebt aangegeven dat het btw-nummer btw-verlegging (Art.23) heeft.
Als je dit niet uit zet zal Scope dit na de volgende automatische btw-controle weer verwijderen en zal het btw-nummer bij de volgende aangifte niet automatisch in de aangifte worden opgenomen.
2. In de aangifte kun je handmatig het btw-nummer toevoegen in het veld Fiscale referenties.
