Heb je een btw-nummer met een vergunning op basis van Artikel 23, of wil je het btw-verleggingsnummer van de klant gebruiken in de DMS-aangifte? Wij begeleiden je stap voor stap bij het instellen en controleren hiervan in Scope.
Je kunt de registratie van een btw-nummer met vergunning Artikel 23 (Art. 23) vastleggen in het Partner-bestand van Scope, mits je daarvoor de juiste permissies hebt.
Ga in Scope naar Stamtabellen > Partner, zoek de partner waarvan je het btw-nummer wilt gebruiken, en ga vervolgens naar het tabblad 'Registratie-ID's'. Vul daar het btw-nummer en het EORI-nummer in.
In beide velden kun je door op de F3-toets te drukken een controle uitvoeren op de nummers. Bij een geldig btw-nummer verschijnen de naam en het volledige adres. Voor het EORI-nummer wordt vaak alleen aangegeven of het nummer wel of niet geldig is, in sommige gevallen zie je ook bij welk bedrijf het EORI-nummer hoort. Bedrijven kunnen zelf instellen welke informatie uit de EORI-database zichtbaar is voor anderen.
Ga vervolgens naar het tabblad Rollen en selecteer de rol Douane Partner (NL Douane). Als deze rol nog niet bestaat, moet je deze eerst toevoegen. Hier zie je het eerder opgegeven EORI en btw-nummer staan.
Het btw-nummer dat op deze rol in het tabblad NL-Douane vermeld staat zal worden gebruikt voor de aangifte. Dit geldt alleen als het btw-nummer een vergunning Art. 23 heeft anders zal Scope geen btw-nummer meesturen in de DMS-aangifte.
Indien een klant twee aparte btw-nummers heeft (één voor facturatie aan hen en één voor de DMS-aangiftes) kan hier het btw-nummer voor de DMS-aangiftes worden ingevoerd.
Controleren van de btw-verlegging Artikel 23 in Scope
In Scope kun je via de Douane de status van een btw-nummer met een Artikel 23-vergunning controleren. Op het tabblad Invoer van de rol Douane Partner (NL Douane) kun je het btw-nummer laten controleren. Klik op Nu bijwerken, en binnen enkele seconden ontvang je de reactie van de Douane.
Scope controleert nu of het btw-nummer volgens de Douane is gekoppeld aan een vergunning Artikel 23.
In onderstaand screenshot zie je waar je het antwoord van de Douane kunt vinden.
Mogelijke antwoorden en hun betekenissen:
-
EORI/BTW-nummer Relatie ✅ - Vergunning ✅
Het btw-nummer en het EORI-nummer zijn aan elkaar gekoppeld en het btw-nummer beschikt over een Artikel 23-vergunning. -
EORI/BTW-nummer Relatie ✅ - Vergunning ◻️
Het btw-nummer en het EORI-nummer zijn aan elkaar gekoppeld maar het btw-nummer heeft geen Artikel 23-vergunning. -
EORI/BTW-nummer Relatie ◻️ - Vergunning ◻️
Alle vakjes blijven leeg en het lijkt net of de controle op het btw-nummer niet werkt. De controle werkt weldegelijk maar het btw-nummer en het EORI-nummer zijn niet aan elkaar gekoppeld in de systemen van de Belastingdienst/Douane. In dit geval kan de Douane geen uitspraak doen over de status van de Artikel 23-vergunning en zal de Douane ook geen antwoord sturen naar Scope.Het is mogelijk dat de vergunning wel aanwezig is, maar omdat de koppeling ontbreekt wordt dit niet bevestigd.
Deze situatie komt vaak voor bij:- Ondernemingen met een EORI-nummer dat niet begint met NL maar die wel een Nederlands btw-nummer hebben.
- Bedrijven die zijn gestart als eenmanszaak.
Oplossing voor de derde situatie:
Als de nummers niet gekoppeld zijn raden we aan contact op te nemen met de betreffende partner om de gegevens te laten controleren. Zijn beide gegevens correct, maar blijken ze onverwacht niet gekoppeld te zijn in de systemen van de Belastingdienst/Douane, adviseer de partner dan om hierover contact op te nemen met de Belastingdienst. Alleen de houder van het btw-nummer kan dit rechtstreeks oplossen door contact op te nemen met de Belastingdienst.
Automatische controle op het btw-nummer
Je kunt instellen dat Scope elke 7 dagen automatisch een controle uitvoert op het btw-nummer. Zo word je via een notificatie op de hoogte gebracht wanneer bij de volgende controle blijkt dat er wel of juist geen sprake meer is van btw-verlegging.
Om deze automatische controle in te stellen, ga je naar de partner, klik je op het tabblad Rollen en selecteer je de rol Douane Partner (NL Douane). Vervolgens ga je naar het tabblad Invoer en zet je Automatisch bijwerken aan.
Hoe controleer ik of in de DMS-aangifte het btw-nummer met vergunning Art. 23 wordt gebruik voor de verlegging van de btw?
In de aangifte bij Zending > Adressen kun je in het veld Fiscale referenties zien welk btw-nummer (met vergunning Art. 23) je in de aangifte opneemt. Staat er in dit veld geen btw-nummer vermeld dan zal DMS de btw niet kunnen verleggen. Staat er wel een nummer, dan kan DMS de btw verleggen op basis van het ingevulde btw-nummer.
Mijn klant heeft een btw-nummer met een Artikel 23-vergunning maar deze is niet zichtbaar via de controlemogelijkheid in Scope. Kan ik alsnog aangifte doen met dit btw-nummer?
DMS (Douane) controleert zelfstandig of er een Artikel 23-vergunning is gekoppeld aan het btw-nummer dat in je aangifte is vermeld. Je kunt zelf niet aangeven of het btw-nummer al dan niet btw-verlegging toepast, dit wordt volledig bepaald door DMS.
In Scope zijn er twee manieren om de controle van het btw-nummer met een Artikel 23-vergunning te omzeilen:
1. In het Partner-bestand:
Je kunt handmatig aangeven dat het btw-nummer een Artikel 23-vergunning heeft via de rol Douanepartner.
Op het eerste tabblad geef je aan dat het om een btw-nummer met verlegging gaat door het vinkje achter het btw-nummer te activeren.
Let op: Door deze handmatige invoer negeer je de resultaten van de automatische controle die je normaal via Scope kunt uitvoeren. Het btw-nummer kan alsnog automatisch verschijnen in het veld Fiscale referenties van nieuwe aangiftes voor deze partner.
Tip
Zet het automatisch controleren van het btw-nummer uit als je handmatig hebt aangegeven dat het btw-nummer btw-verlegging (Art.23) heeft.
Als je dit niet uit zet zal Scope dit na de volgende automatische btw-controle weer verwijderen en zal het btw-nummer bij de volgende aangifte niet automatisch in de aangifte worden opgenomen.
2. In de DMS-aangifte:
Je kunt het btw-nummer ook handmatig toevoegen in het veld Fiscale referenties tijdens het indienen van de aangifte.
