Heb je een btw-nummer met vergunning Artikel 23, of wil je het btw-verleggingsnummer van de klant gebruiken in de DMS-aangifte? We laten je stap voor stap zien hoe je dit kunt instellen en controleren in Scope.
Je kunt de registratie van een btw-nummer met vergunning Artikel 23 (Art. 23) vastleggen in het Partner-bestand van Scope, mits je daarvoor de juiste permissies hebt.
Ga in Scope naar Stamtabellen > Partner, zoek de partner waarvan je het btw-nummer wilt gebruiken, en ga vervolgens naar het tabblad 'Registratie-ID's'. Vul daar het btw-nummer en het EORI-nummer in.
In beide velden kun je door op F3 te drukken een controle uitvoeren op de nummers. Bij een geldig btw-nummer verschijnen de naam en het volledige adres. Voor het EORI-nummer wordt vaak alleen aangegeven of het geldig is; in sommige gevallen zie je ook bij welk bedrijf het EORI-nummer hoort. Bedrijven kunnen zelf instellen welke informatie uit de EU EORI-database zichtbaar is voor anderen.
Ga naar het tabblad Rollen en selecteer de rol Douane Partner (NL Douane). Als deze rol nog niet bestaat, moet je deze eerst toevoegen. Hier zie je het eerder opgegeven EORI-nummer en btw-nummer staan.
Het btw-nummer dat op dit tabblad vermeld staat, zal worden gebruikt voor de aangifte. Dit geldt alleen als het btw-nummer een vergunning Art. 23 heeft; anders zal Scope geen btw nummer meesturen in de aangifte.
Indien een klant twee aparte btw-nummers heeft - één voor facturatie aan hen en één voor aangiftes - moet hier het btw-nummer voor de aangiftes worden ingevoerd.
Controleren van de btw-verlegging Artikel 23 in Scope
Op het tabblad Invoer van de rol Douane Partner (NL Douane) kun je een controle laten uitvoeren op het btw-nummer. Klik op Nu bijwerken en na een paar seconden komt het antwoord van de Douane binnen.
Scope geeft aan of het btw-nummer volgens de Douane een vergunning Art. 23 heeft, maar kan dit alleen bevestigen als het EORI- en btw-nummer bij de Douane aan elkaar zijn gekoppeld. Daarom laat Scope ook zien of het EORI-nummer en het btw-nummer zijn gekoppeld in de Belastingdienst/Douane-systemen.
Als de nummers niet gekoppeld zijn, is er mogelijk een probleem en raden we je aan contact op te nemen met de betreffende partner. Als beide gegevens correct zijn, maar onverwacht niet gekoppeld blijken te zijn bij de Belastingdienst/Douane, kun je je partner adviseren om hierover contact op te nemen met de Belastingdienst.
Als beide vakjes blanco zijn, zoals in het bovenstaande voorbeeld, is het btw-nummer niet gekoppeld aan het EORI-nummer volgens de administratie van de Douane. Hierdoor is het onduidelijk of het btw-nummer onder de verleggingsregeling valt. In dit geval zal Scope op het tabblad NL-Douane het vinkje voor btw-verlegging (Art. 23) uitschakelen en een notitie plaatsen bij de Partner. Het btw-nummer wordt dan niet gebruikt bij aangiftes.
Zijn beide vakjes aangevinkt, zoals in het onderstaande voorbeeld te zien is, dan is het EORI-nummer gekoppeld aan het btw-nummer en heeft het btw-nummer een vergunning Art. 23. Scope zal dan op het tabblad NL-Douane het vinkje voor btw-verlegging (Art. 23) inschakelen en een notitie plaatsen bij de Partner. Bij aangiftes wordt het btw-nummer dan gebruikt als fiscale referentie.
Als alleen het laatste veld is aangevinkt, dan is het EORI-nummer wel gekoppeld aan het btw-nummer, maar heeft het btw-nummer geen vergunning Art. 23. In dat geval zal Scope op het tabblad NL-Douane het vinkje voor btw-verlegging (Art. 23) uitschakelen en een notitie plaatsen bij de Partner. Het btw-nummer wordt dan niet gebruikt bij aangiftes.
Hoe controleer ik of in de aangifte het btw-nummer met vergunning Art. 23 wordt gebruik voor de verlegging van de btw?
In de aangifte bij Zending > Adressen kun je in het veld Fiscale referenties zien welk btw-nummer (met vergunning Art. 23) je in de aangifte opneemt. Staat er in dit veld geen btw-nummer vermeld dan zal DMS de btw niet kunnen verleggen. Staat er wel een nummer, dan kan DMS de btw verleggen op basis van het ingevulde btw-nummer.
Mijn klant heeft wel een btw-nummer met vergunning Art. 23 maar met de controlemogelijkheid vanuit Scope is dat niet zichtbaar. Kan ik nu wel aangifte doen met dit btw-nummer?
DMS controleert op vergunning Art. 23 op basis van het btw-nummer in je aangifte. Jij zult zelf nooit kunnen vermelden of het btw-nummer al dan niet btw-verlegging heeft. Dit bepaalt DMS.
In Scope kun je op twee plaatsen om de controle van het btw-nummer met vergunning Art. 23 heen.
- In het Partner-bestand kun je op de rol Douanepartner handmatig aangeven dat het een btw-nummer met vergunning Art. 23 betreft.
Let op, hiermee negeer je de resultaten van de automatische controle die je zou kunnen laten doen vanuit Scope. Door dit te doen kan het btw-nummer toch standaard verschijnen in het veld Fiscale referenties van nieuwe aangiftes met deze Partner.
Zet het automatisch controleren van het btw-nummer uit als je handmatig hebt aangegeven dat het btw-nummer btw-verlegging (Art.23) heeft.
Als je dit niet uit zet zal Scope dit na de volgende automatische btw-controle weer verwijderen en zal het btw-nummer bij de volgende aangifte niet automatisch in de aangifte worden opgenomen.
2. In de aangifte kun je handmatig het btw-nummer toevoegen in het veld Fiscale referenties.
