Wie verwende ich die Registerkarte Dokumente effektiv?
Wenn die Anzahl der Dokumente zunimmt, kann die Registerkarte ‚Dokumente‘ schnell unübersichtlich werden und die Verwaltung erschweren. Durch die Zuweisung eines Dokumententyps zu jedem Dokument bleibt die Information strukturiert, leicht auffindbar und für alle zugänglich. Diese Vorgehensweise unterstützt eine effektive Filterung und Kategorisierung, verringert das Risiko, wichtige Dokumente zu übersehen, und trägt zur Transparenz und Klarheit bei.
In Scope erstellte Dokumente
Jedes in Scope generierte Dokument erhält automatisch einen festgelegten Dokumententyp. Alle neu erstellten Dokumente sind sofort auf der jeweiligen Dokumenten-Registerkarte verfügbar.
Außerhalb von Scope erzeugte oder in Scope hochgeladene Dokumente
Sie können ebenfalls externe Dokumente in Scope importieren. Dafür stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Dokumente über den blauen Link auf der Dokumente-Registerkarte hochladen oder denselben Link beim Verfassen einer E-Mail im E-Mail-Tab nutzen.
- Dokumente per Drag-and-drop direkt in die Dokumente-Registerkarte verschieben.
- Eine E-Mail unter Angabe der Scope-Referenznummer an Scope weiterleiten; dabei wird die E-Mail auf der E-Mail-Registerkarte und alle Anhänge auf der Dokumente-Registerkarte abgelegt.
Bei den ersten beiden Importmethoden fordert Scope Sie auf, einen Dokumententyp auszuwählen und gegebenenfalls die Web-Sichtbarkeit festzulegen. Bei der dritten Methode können Sie den Dokumententyp nachträglich über einen Rechtsklick und die Auswahl von „Dokumententyp ändern“ zuweisen. Die Anzeige des Auswahldialogs für hochgeladene oder per Drag-and-drop eingefügte Dokumente kann auf Wunsch deaktiviert werden. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihre zuständige Scope-Administratorin oder Ihren zuständigen Scope-Administrator, damit diese Funktion über das Riege Service Team deaktiviert wird.
Die Auswahl eines Dokumententyps ist optional. Falls Scope Sie dazu auffordert, können Sie diese Auswahl überspringen, indem Sie die Escape-Taste drücken oder auf OK klicken.
Ein Dokumententyp kann jederzeit vergeben oder geändert werden.
Verfügbare Dokumententypen
Für hochgeladene Dokumente steht eine festgelegte Auswahl an Dokumententypen zur Verfügung, die jeweils durch einen spezifischen UN-Code für die Verwendung in Schnittstellen eindeutig gekennzeichnet sind. Wählen Sie ausschließlich die Dokumententypen aus, die Ihren betrieblichen Anforderungen entsprechen. Hinweise: https://service.riege.com/de/knowledge/welche-dokumentarten-oder-dokumenttypen-sind-auf-der-dokument-registerkarte-zur-auswahl-vorhanden
Filtern und Organisieren
Auf der Dokumente-Registerkarte können Sie benutzerdefinierte Filter erstellen, um bestimmte Dokumententypen anzuzeigen oder auszublenden. So behalten Sie den Überblick über relevante Dokumente und sorgen für mehr Transparenz bei der Navigation durch die Dokumente-Registerkarte.
Dokumentensuche
Mit der Suchfunktion auf der Dokumente-Registerkarte können Sie Dokumente gezielt auffinden, indem Sie den Dokumentennamen, den Dokumententyp oder relevante Stichwörter eingeben. Mehrere Suchbegriffe lassen sich kombinieren, um die Suche zu präzisieren.
Darüber hinaus können Sie Begriffe durch ein vorangestelltes Minuszeichen („-“) von der Suche ausschließen, zum Beispiel: „-carboncare“.
Wird ein Dokument in Scope ohne festgelegten Dokumententyp hochgeladen, wird die Navigation innerhalb der Dokumente-Registerkarte erschwert und eine Filterung nach Dokumententypen ist nicht möglich. Um eine eindeutige Identifizierung sicherzustellen, empfiehlt es sich, jedem hochgeladenen Dokument einen Dokumententyp zuzuweisen.