Innerhalb einer Sendung gibt es sowohl von Scope generierte Dokumente als auch hochgeladene Dokumente. Jedes dieser Dokumente an die E-Mail angehängt werden. Diese Dokumente können auch in einem einzigen PDF-Anhang zusammengeführt werden.
Erstellen oder Hochladen von Dokumenten innerhalb einer Sendung
Wenn ein Dokument innerhalb einer Sendung von Scope erstellt wird, erscheint es automatisch als PDF auf der Registerkarte Dokumente. Von hier aus kann es einfach geöffnet und gedruckt werden, oder es kann an eine E-Mail in Scope angehängt werden.
Dokumente, die nicht von Scope erstellt wurden, können auch in die Registerkarte Dokumente der Sendung hochgeladen werden, indem sie entweder per Drag-and-drop in die Registerkarte Dokumente gezogen werden oder indem die Option Dokument hochladen verwendet wird, wie im Beispiel unten gezeigt.
Zusammenführen von Dokumenten
Markieren Sie auf der Registerkarte Dokumente die Dokumente, die zusammengeführt werden sollen.
Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, bevor Sie mit der linken Maustaste klicken, um mehr als ein Dokument zu markieren.
Im nachstehenden Beispiel sind eine hochgeladene "shippers_certification" und die "Air Import Notice of Arrival" markiert.
Setzen Sie dann den Cursor auf eines der markierten Dokumente und klicken Sie mit der rechten Maustaste:
Wie das obige Beispiel zeigt, wird ein Untermenü angezeigt, das die Option PDF-Dokumente zusammenführen bietet...
Nun erscheint der Assistent "Dokumente zusammenführen".
Geben Sie den zusammengeführten Dokumenten einen Dateinamen und fügen Sie dann eine Beschreibung der zusammengeführten Dokumente hinzu. Diese Beschreibung ist für den Empfänger sichtbar und hilft ihm zu erkennen, was die PDF-Datei enthält.
Markieren Sie eines der Dokumente in der Zusammenführungsliste und verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben oder Nach unten, um die Reihenfolge zu ändern, in der die zusammengeführten Dokumente in der neuen PDF-Datei erscheinen werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenführen, wenn Sie fertig sind.
Die neu erstellte PDF-Datei, die die zusammengeführten Dokumente enthält, erscheint nun ebenfalls auf der Registerkarte Dokumente und enthält die zuvor angegebene Beschreibung.
Wenn eine E-Mail von Scope aus gesendet wird, kann dieses zusammengeführte Dokument angehängt werden.
Automatische Zusammenführung von E-Mail-Rechnungen
Für manchen Kunden kann es notwendig sein, dass bestimmte zusätzliche Dokumente an die Rechnungen angehängt werden, und dabei kann es vorkommen, dass diese in einem einzigen PDF zusammengefasst werden sollen. Dies kann im Partnerprofil eingestellt werden:
Einrichten des Partnerprofils, um beim Versand von Rechnungen automatisch bestimmte Dokumente beizufügen und sie zusammenzuführen
Öffnen Sie die Verwaltung des Geschäftspartners, der die Rechnungen erhalten soll.
Stammdaten > Geschäftspartner
Der Rechnungsempfänger
Vergewissern Sie sich auf der Registerkarte Ansprechpartner (1) des Geschäftspartnerprofils, dass es mindestens einen Kontakt gibt, der eine E-Mail-Adresse (2) und die Rolle Rechnungsempfänger (3) hat.
Die Einrichtung der Rechnungs-E-Mail
Um Rechnungen zu erhalten, muss der Kunde die Debitorenrolle (2) haben und die Registerkarte Allgemein (3) der Debitorenrolle muss mit Standardinformationen wie der Kontonummer usw. des Debitors ausgefüllt werden.
Sobald die Registerkarte Allgemein des Debitors korrekt ausgefüllt ist, klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Sendeoptionen (4) innerhalb der Debitorenrolle.
Vervollständigen Sie alle Aufgaben auf der Registerkarte E-Mail Sendeoptionen (5)
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Per E-Mail verschicken".
- Jeder Kontakt, der die Rolle "Rechnungsempfänger" hat, sollte automatisch in der Liste der E-Mail-Empfänger erscheinen.
- Wählen Sie im Abschnitt "Anhänge" über die Schaltfläche "Bearbeiten..." die Dokumente aus, die der E-Mail-Rechnung automatisch beigefügt werden sollen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dokumente zusammenführen", um die zusätzlichen Dokumente automatisch in einer einzigen PDF-Datei zusammenzuführen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nach weiteren anzuhängenden Dokumenten fragen", um der per E-Mail versandten Rechnung weitere Dokumente hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
Anhängen und Zusammenführen von Dokumenten beim Versand einer Rechnung per E-Mail
Die Ausgangsrechnung wird auf die übliche Weise erstellt:
Wenn Sie auf die Schaltfläche Drucken klicken, wird der Bildschirm E-Mail-Anhänge verwalten angezeigt:
Alle Dokumente, die für die Sendung gedruckt wurden, werden automatisch im rechten Fenster Anhänge angezeigt. Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen PDF-Dokumente zusammenführen aktiviert ist, was bedeutet, dass alle angehängten Dokumente in einer einzigen PDF-Datei zusammengeführt werden.
Es können weitere Dokumente hinzugefügt werden. Im nachstehenden Beispiel wurde die hochgeladene Datei shippers_certification.pdf zur Liste der Anhänge hinzugefügt. Selbst in diesem späten Stadium können weitere Dokumente hochgeladen und angehängt werden, indem Sie die Option Dokument hochladen... am oberen Rand verwenden.
Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Reihenfolge ändern, in der die angehängten Dokumente in die endgültige PDF-Datei eingefügt werden. 
Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird die E-Mail mit der Rechnung und den zusammengeführten Dokumenten automatisch an den Rechnungsempfänger gesendet.