Die revisionssichere Archivierung von Kundenordnern (Geschäftspartner-Dokumenten) über Scope ist nicht vorgesehen. Grundsätzlich werden Dokumente und Nachrichten aber vorgehalten.
Wir halten alle PDF-Dokumente, die durch die Scope Nutzung generiert wurden, zunächst einmal ohne eine zeitliche Begrenzung vor. Da Scope aber kein Archivsystem, sondern eine Softwareanwendung zur Abwicklung von Luft-, Seefracht- und Zollvorgängen ist, könnten PDFs - z. B. durch eine technische Störung - verloren gehen. Hier müssen Sie nun selbst in Ihrem Haus über den Bedarf entscheiden: Sollte eine revisionssichere Archivierung benötigt werden, besteht z. B. die Möglichkeit, relevante Dokumente über eine Schnittstelle in ein von Ihnen genutztes eigenes Archivsystem zu überführen. (Wenn dieser Bedarf besteht, melden Sie sich bitte bei uns.)
Ähnliches gilt für die Aufbewahrung Ihrer über das Clearing Center mit der deutschen Zollverwaltung ausgetauschten ATLAS Nachrichten: Wir halten alle ATLAS Nachrichtendateien, die bei der Scope ATLAS Nutzung über unser ATLAS Clearing Center mit der Bundesfinanzdirektion ausgetauscht wurden, zunächst einmal ohne eine zeitliche Begrenzung vor. Keine der ATLAS Nachrichtendateien wird von uns proaktiv gelöscht. Somit können wir Ihnen eine Vorhaltung für 10 Jahre zusichern.
Im Bedarfsfall - sollte dies aus irgendwelchen Gründen einmal notwendig werden (z. B. bei einer Zollprüfung), können wir Ihnen die Nachrichten, die Ihnen vom Zoll im PDF-Format zugestellt worden sind, auch aushändigen. Hierfür würden wir Ihre ATLAS Nachrichten aus dem ATLAS Clearing Center auf einen externen Datenträger exportieren (kostenpflichtig). In besonderen Bedarfsfällen ist auf Anfrage auch ein Export der Original-EDIFACT Nachrichten möglich.