Scope ermöglicht den Import mehrerer Positionen per CSV/XLS/XLSX, ohne eine separate Schnittstelle zum Vorsystem einzurichten.
Diese Massenimportfunktion steht allen Nutzern im jeweiligen Modul auf der Registerkarte „Warenpositionen“ zur Verfügung.
Nach Auswahl öffnet sich ein neues Fenster. In diesem kann entweder die Tabelle aus der Zwischenablage importiert werden oder aus einer Datei, welche auf dem PC liegt.
Wenn Sie „aus Datei“ und den gewünschten Ordner auswählen, kann es sein, dass die Dateien nicht angezeigt werden. Dies liegt daran, dass eine XLS-Datei gesucht wird, Scope aber auf CSV voreingestellt ist. Um die XLS-Dateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie den Dateityp einmal auf „Alle Daten“ umstellen. 
Im Anschluss werden alle verfügbaren Dateien in dem Ordner angezeigt.
Die gewünschte Datei kann mit doppeltem Mausklick oder „Öffnen“ zum Importieren ausgewählt werden.
Mit „OK“ kann die Auswahl final bestätigt werden.
Im nächsten Schritt können die Spaltenzuordnungen vorgenommen und individuelle Anpassungen durchgeführt werden.
Die verwendete Konfiguration lässt sich speichern, sodass zukünftige Importe identischer CSV- oder XLS-Dateien ohne erneute Konfiguration möglich sind.
Sollten Sonderzeichen (wie z. B. Umlaute) fehlerhaft dargestellt werden oder die Tabelle unvollständig erscheinen, können Sie die Darstellung über die Auswahl der passenden Zeichenkodierung und des CSV-Trennzeichens anpassen.
Setzen Sie die Zeichenkodierung auf UTF-8 und das CSV-Trennzeichen auf Komma, wird in den meisten Fällen die Datei korrekt angezeigt. In anderen Fällen empfiehlt es sich, verschiedene Optionen zu testen, um das gewünschte Import-Ergebnis zu erzielen.
Die Optionen „Hat Titelzeile“ und „Existierende Daten aktualisieren“ können aktiviert werden, wenn die zu importierende Datei Überschriften enthält und bereits vorhandene Positionen, beispielsweise aus einem kopierten Vorgang oder einer Vorlage, nicht erneut übernommen werden sollen.
Es empfiehlt sich, immer eine Überschrift in der Datei zu haben, da dies die Zuordnung der einzelnen Spalte erleichtert.
Im Anschluss werden die erforderlichen Feldzuordnungen definiert.
Dabei können entweder Werte direkt aus der Datei übernommen oder feste Werte für alle Positionen festgelegt werden. Beispielsweise das Verfahren, das häufig für alle Warenpositionen identisch ist.
Die Zuordnung wird fortgesetzt, bis sämtliche gewünschten Felder vergeben sind.
Pro Position können bis zu zehn verschiedene Unterlagencodes hinterlegt und somit relevante Außenhandelscodierungen direkt über die Datei importiert werden.
Das Arbeiten mit Fixwerten bietet sich an, wenn das Nachtragen einzelner Werte in der Datei zu aufwändig wäre oder der Kunde diese Informationen nicht bereitstellt. So lassen sich Vorgänge effizienter abwickeln, da Wiederholungen reduziert werden und die Datei übersichtlich bleibt.
Nach erfolgter Zuordnung kann die Konfiguration für erneute Verwendungen gespeichert und mit einem eigenen Namen gespeichert werden.
„Speichern“ wird für eine Konfiguration gewählt, die bereits in Scope enthalten ist.
„Speichern als“ wird ausgewählt, wenn eine neue Konfiguration mit einem neuen Namen gespeichert werden soll.
Jeder User kann auf alle Importkonfigurationen zugreifen. Es ist nicht nötig, diese auf Userbasis abzuspeichern.
Der Name für die Importkonfiguration kann frei gewählt werden und mit „OK“ final gespeichert werden.
Über den Button „Importieren“ kann nun die Datei in Scope importiert werden.
Die Positionen stehen auf der Registerkarte „Warenposition“ zur Verfügung und können bei Bedarf noch ergänzt werden.
Darüber hinaus bietet Scope die Möglichkeit, identische Positionen automatisch zu konsolidieren. Mit der Funktion „Positionen verdichten“ werden alle Positionen, die gleiche Merkmale wie Verfahren, Packstücke, Ursprungsland, Warentarifnummer oder Art der Begünstigung aufweisen, zusammengeführt.
Die jeweiligen Warenbezeichnungen werden dabei kommasepariert in der kumulierten Position hinterlegt.
Die Ergebnisse der Verdichtung werden in einem separaten Fenster angezeigt. Mit „OK“ wird die Zusammenführung bestätigt, andernfalls kann der Vorgang über „Abbrechen“ zurückgesetzt werden.
Bereits gespeicherte Importkonfigurationen können im Bereich „Importkonfiguration“ ausgewählt werden, wenn erneut dasselbe Importformat benötigt wird, etwa bei einer neuen Datei vom Kunden oder einem weiteren Vorgang mit identischer Struktur.
Dies erleichtert den Arbeitsalltag erheblich, da individuelle Einstellungen, Feldauswahlen und Mapping-Vorgaben nicht erneut vorgenommen werden müssen.
Die Ziele sind Zeitersparnis und das Vermeiden von Fehlerquellen, die bei manueller Neueinrichtung entstehen könnten. Auch bei wiederkehrenden Importen aus identischen Vorsystemen oder bei standardisierten Prozessen sorgt die Wiederverwendung der Konfiguration für einheitliche und schnelle Dateneingaben.
Die Importkonfiguration kann über den zuvor gespeicherten Namen wieder aufgerufen werden.
