Das Wachstumschancengesetz enthält verschiedene Vorgaben und Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung. Wir haben die Implementierung in Scope an diesen Vorgaben ausgerichtet.
Da die Annahme von E-Invoices im innerdeutschen Geschäftsverkehr ab 2025 unterstützt werden muss, haben wir zunächst die Empfangsseite implementiert. Diese Funktionalität ist mit der Version 24.10 verfügbar, die ab Anfang November 2024 ausgerollt wird. Scope unterstützt die folgenden Formate:
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ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
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XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII) im Profil XRechnung
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XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL) im Profil XRechnung
E-Invoices können auch per Drag-and-drop z. B. aus Outlook heraus in Scope importiert werden.
Als Übergangsregelung ist die Verpflichtung zum Versand von E-Invoices bis zum 1.1.2027 ausgesetzt. Es besteht somit kein unmittelbarer gesetzlicher Zwang. Dennoch widmen wir uns bereits der Erstellung und dem Versand von E-Invoices und planen das Format XRechnung in UBL Syntax mit der Scope Version 25.0 anzubieten, die im Januar 2025 veröffentlicht wird. In der weiteren Planung für das Jahr 2025 steht das hybride Format ZUGFeRD.
Für die Erstellung einer E-Invoice im deutschen Format XRechnung sind zusätzliche Stammdaten erforderlich, die vom Rechnungsempfänger bereitgestellt werden können. Während größere Unternehmen spezifische Vorgaben zur Befüllung dieser Stammdaten haben, verzichten wahrscheinlich viele kleinere Unternehmen auf diese Möglichkeit.
Zunächst ist es erforderlich, neue Stammdaten im Debitorenprofil zu pflegen, um das E-Invoice-Format XRechnung zu aktivieren. Wir empfehlen daher, die XRechnung in einem ersten Schritt individuell für ausgewählte Debitoren zu aktivieren. Sobald das E-Invoice-Format konfiguriert ist, erfolgt der Versand automatisch an die hinterlegten E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger.
In einem weiteren Schritt planen wir, Standardwerte aus den bereits vorhandenen Stammdaten abzuleiten, um die neuen Pflichtfelder zu füllen. Dies wird die Aktivierung des E-Invoice-Formats XRechnung, ohne dass eine umfassende Datenpflege für alle deutschen Rechnungsempfänger notwendig ist, ermöglichen.
Die XRechnung ist speziell für den deutschen Markt konzipiert. Ein Versand dieses Formats an ausländische Kunden, auch innerhalb der EU, ist daher wenig sinnvoll, da diese möglicherweise nicht über die erforderlichen Möglichkeiten verfügen, um das Format zu verarbeiten.