Sofern der Zoll oder Softwareanbieter eine Störung hat, kann bei Bedarf für das Zollverfahren Versand, ein „Notfallverfahren“ eröffnet werden, damit Warenströme nicht unterbrochen werden.
Das Notfallverfahren ersetzt dann eine elektronische Anmeldung und muss im Papierverfahren finalisiert werden.
Um das Notfallverfahren nutzen zu können, muss im Vorfeld mit dem zuständigen HZA geklärt werden, ob Versandverfahren über das Notfallverfahren eröffnet werden dürfen, und es müssen VAB-Nummern vom HZA zur Verwendung erteilt worden sein.
Es ist notwendig, sich im Vorfeld die VAB-Nummern und Erlaubnis zu besorgen, da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann und im Falle einer Störung nicht schnell genug vom HZA vergeben wird.
NCTS Notfallverfahren
Um das Notfallverfahren eröffnen zu können, gibt es im Modul NCTS die Aktion „Notfallverfahren“.
Nach dem Klick auf die Aktion öffnet sich ein neues Fenster, in dem einige Angaben erfasst werden müssen, um das Notfallverfahren zu aktivieren:
- Masterticketnummer welche z. B. vom Zoll oder Softwareprovider bekannt gegeben wird.
- Störung besteht seit: Erfassung seit wann die Störung bekannt ist bzw. Zeitpunkt aus der Information übertragen.
- Erste und letzte VAB-Nummer: Erfassung der VAB Nummer, die als nächstes verwendet werden soll, sowie die letzte VAB-Nummer, welche vom HZA vergeben wurde.
- Die zuletzt benutzte VAB-Nummer wird von Scope vorbelegt, sofern in der Vergangenheit das Notfallverfahren verwendet wurde. Beim ersten Mal ist das Feld nicht vorbelegt.
Über den Button „Eröffnen“ wird das Senden unterbunden und das Notfallverfahren aktiv in Scope gestellt. Es erscheint ein zusätzliches Fenster, in dem noch einmal bestätigt werden muss, ob das Notfallverfahren eröffnet werden soll.
Wird nun ein neues Versandverfahren eröffnet, so muss dies über die Aktion „Drucken“ und dann „Versandanmeldung auf EHP“ im Vorgang erstellt werden.
Im Anschluss wird erneut eine Abfrage aufgerufen, die noch einmal bestätigt werden muss. Wird dies mit „OK“ bestätigt, so wird jetzt das Notfallverfahren als PDF eröffnet.
Wichtig ist, dass das Notfallverfahren jetzt eröffnet wird und die VAB-Nummer blockiert wird und ein Senden oder Bearbeiten nicht mehr möglich ist.
Wird stattdessen „Senden“ ausgewählt, wird ein neues Fenster mit einer Warnung angezeigt.
Ist das Notfallverfahren aktiv, so wird dies aktiv in Scope angezeigt und eröffnete Verfahren werden mit dem Status „Notfallverfahren“ dargestellt.
Zusätzlich werden die Masterticketnummer, die zuletzt verwendete VAB-Nummer und die Anzahl der noch verfügbaren VAB-Nummern in der Übersicht angezeigt.
Ist die Störung behoben, so kann das Notfallverfahren deaktiviert werden. Dies kann über die erneute Aktion auf dem Button „Notfallverfahren“ in der Übersicht erfolgen. Es erscheint ein neues Fenster, in dem die Beendigung erneut bestätigt werden muss.
Werden im Anschluss neue Versandverfahren eröffnet, so werden diese wieder wie gewohnt elektronisch an den Zoll übermittelt.
Wird für die Erstellung ein Verschluss verwendet, so wird dies auch in der Verschlussverwaltung mit aufgeführt, damit dies zur Meldung beim Zoll übermittelt werden kann.